🔍 Co to je
Archiv slouží k oddělení zaměstnanců, kteří aktuálně nefigurují mezi aktivními. Může jít o bývalé pracovníky, dlouhodobě nepřítomné osoby (např. rodičovská dovolená, nemoc) nebo zaměstnance mimo aktivní pracovní poměr.
🧭 Jak archiv funguje
Každý zaměstnanec může být přesunut do archivu ručně nebo automaticky (např. při ukončení smlouvy)
Archivovaní zaměstnanci se nezobrazují v běžných přehledech, ale jejich data zůstávají zachována
V archivu je možné zaměstnance prohlížet, vyhledávat, vrátit zpět mezi aktivní nebo trvale smazat (pouze s oprávněním)
📊 Dopad na data
Archivovaní zaměstnanci neovlivňují aktivní statistiky, např. v přehledech docházky, výkazech nebo počtech aktivních zaměstnanců
Archiv slouží jako filtr pro reporty – např. pro zpřesnění nákladů nebo zpětné vyhodnocení
🔐 Přístupová práva
K archivu mají přístup zpravidla jen administrátoři a HR manažeři
Team leadeři nemají běžně přístup k archivovaným zaměstnancům, pokud to není nastaveno jinak
📎 Příklady využití
Zaměstnanec ukončil pracovní poměr – přesun do archivu kvůli GDPR, ale ponechání údajů pro kontrolu
Zaměstnanec je dlouhodobě mimo – archivace kvůli přehlednosti v seznamu aktivních
Evidence zaměstnanců z minulých let pro audit, zpětné kontroly nebo vyhodnocení fluktuace
💡 Tipy
Archivujte zaměstnance, kteří jsou neaktivní déle než 3 měsíce – udržíte tím čistotu dat
V kombinaci s filtrem „Pouze aktivní" zpřesníte exporty a analýzy
Využívejte poznámky nebo štítky pro zpětnou orientaci v tom, proč byl zaměstnanec archivován