Často kladené dotazy (FAQ)

Po pozvání do systému obdržíte e-mail s odkazem pro nastavení hesla. Po jeho nastavení se můžete přihlásit na adrese app.speybl.com.

Pokud chcete vytvořit firemní účet, stačí se do aplikace zaregistrovat například skrze tlačítko „Vyzkoušet“ na domovské stánce www.speybl.com.

Na přihlašovací stránce klikněte na „Zapomněli jste heslo?“ a zadejte svůj e-mail. Obratem vám přijde odkaz pro nastavení nového hesla.

Ano, Speybl má responzivní webovou verzi i mobilní aplikaci pro iOS a Android.

V nastavení vašeho profilu lze nastavit jazyk. Zpravidla to provedete přes levé menu „Můj profil“ a zde najdete nastavení jazyku.

Firemní směrnice najdete v modulu „Interní dokumenty“, který je dostupný hned z nástěnky. Vaše osobní dokumenty jsou ve vaší kartě zaměstnance na záložce Soubory.

Checklist je seznam úkolů (např. při nástupu nebo změně pozice), které vám přiřadí HR nebo vedoucí. Úkoly je potřeba postupně splnit.

Dokument vám přijde notifikací, otevřete jej v aplikaci a podepíšete elektronicky – buď přímo, nebo pomocí integrované služby jako Signi, DigiSign apod..

Ano, Speybl podporuje integrace s kalendářem (Outlook, Google), Slackem, MS Teams a dalšími nástroji. Aktivaci provádí administrátor.

Samozřejmě, stávající data Vám rádi pomůžeme do našeho nástroje naimportovat, ať už byla vytvořena v programu MS Excel nebo jiných systémech. 

Ano, naše aplikace umožňuje integraci s dalšími externími aplikacemi a nástroji, aby bylo možné propojit potřebná data a procesy. Umíme napojit naší aplikace na účetní softwary, ERP systémy, docházkové systémy a mnoho dalších.

Pro tyto účely Vám rádi umožníme vyzkoušet si demo režim naší aplikace. Stačí navštívit naše webové stránky a kliknout na tlačítko „Vyzkoušet“, které naleznete v horní části webu v menu.

Pozor na dva různé pojmy. Demo režim je režim s ukázkovými daty — nemá časový limit a vypnete jej ručně (fialový banner v aplikaci); při vypnutí se ukázková data odstraní. Zkušební období předplatného trvá 30 dní; po jeho skončení přejdete na placený plán (po vypršení následuje 7denní ochranná lhůta).

Samozřejmě, jsme tu pro Vás a rádi Vám pomůžeme s prvotním nastavením aplikace. Na našem webu naleznete detailní dokumentaci, která obsahuje návody, tipy a postupy pro orientaci v aplikaci, její efektivní využívání a využívání jednotlivých funkcí. Tato dokumentace Vám poskytne přehledné instrukce a praktické rady, které Vám umožní rychle a snadno zvládnout aplikaci a využít její potenciál naplno. 

Pokud i přesto budete potřebovat pomoct, rádi Vám veškeré dotazy zodpovíme prostřednictvím telefonu nebo e-mailu. Pokud jste větší společnost a máte specifické požadavky doporučujeme si s námi domluvit videohovor, případně osobní schůzku. 

2FA probíhá přes autentizační aplikaci (TOTP, např. Google Authenticator). Aktivujete si ho ve svém profilu; firma může 2FA vynutit pro všechny (Nastavení / Zabezpečení). Volitelně lze ověření na zařízení zapamatovat na určený počet dní. Pokud ztratíte přístup k autentizační aplikaci, správce vám může 2FA deaktivovat (Nastavení / Uživatelé a role) a nastavíte si jej znovu.

Zůstatky vidíte v modulu Docházka u svých žádostí; řídí se fondy absencí ve vaší směrnici (Nastavení / Docházka / Pravidla pro docházku). Nevyčerpaný zůstatek se dle nastavení firmy může převést do dalšího roku — převedená část má expiraci (výchozí 31. 3.) a čerpá se přednostně. Podrobněji na stránce Převod docházky a zůstatků absencí do dalšího období.

Ano. Po aktivaci příslušné integrace (Nastavení / Integrace) se na přihlašovací stránce zobrazí tlačítka Google, Microsoft a Apple. Firma může jednotné přihlášení i vynutit (Nastavení / Zabezpečení — Obecné nastavení SSO, včetně výjimek pro konkrétní uživatele).

Speybl AI je AI asistent v beta verzi — dostupný zatím vybraným klientům a pouze správcům systému. Otevírá se plovoucím tlačítkem v aplikaci; umí odpovídat na dotazy nad vašimi daty a pomáhat s akcemi v aplikaci (navržené akce vždy potvrzujete). Využití se řídí limity dle tarifu. Funkce se v rámci beta programu průběžně vyvíjejí.

Vaše firma má zapnuté automatické odhlášení po nečinnosti — výchozí interval je 5 minut. Správce jej může upravit v Nastavení / Zabezpečení / Automatické odhlašování.

V mobilní aplikaci Speybl (iOS/Android) spustíte a ukončíte docházku tlačítkem stopek stejně jako ve webové aplikaci, podáváte žádosti o absence a dostáváte push notifikace.

Roli Účetní lze dát přístup k Reportu pro účetní (modul Zaměstnanci) a k docházkovým exportům. Docházkové listy exportujete do XLSX, CSV a PDF i ve formátech pro mzdové systémy PAMICA a Premier; agregovaný export obsahuje mzdy, bonusy a benefity. Podrobněji na stránkách Report pro účetní a Docházkové listy.

HR si může od zaměstnanců vyžádat potvrzení docházky za daný měsíc (stavy Vyžádáno / Schváleno / Neschváleno, i hromadně) v docházkovém listu. Nezávisle na potvrzení lze list zamknout — uzamčené období už nelze měnit. Podrobněji na stránce Docházkové listy.

Při ukončení pracovního poměru se automaticky zruší budoucí absence zaměstnance. Zaměstnanec se archivuje (Archiv v modulu Zaměstnanci) — data zůstávají dostupná pro zpětné doložení. Trvalé smazání je samostatná akce správce.

Nabízíme předplatné Standard, Premium a Enterprise. Standard pokrývá základní HR agendu (zaměstnanci, docházka, dokumenty, formuláře a další), Premium přidává pokročilé funkce — hodnocení, generování dokumentů, elektronické podpisy, školení, integrace a Speybl AI Lite. Enterprise je individuální nabídka s onboardingem na míru.

Podrobnější informace a aktuální ceník jednotlivých možností předplatného naleznete na webových stránkách speybl.com.

Během zkušebního období změníte plán přímo v Nastavení / Předplatné. Po jeho skončení změnu vyřídíte přes zákaznický portál plateb (tlačítko Správa plateb), případně nás kontaktujte — rádi připravíme i individuální plán na míru.

Ano, je možné si u nás sjednat individuální plán, který bude přesně reflektovat potřeby Vaší společnosti. Pro více informací nás prosím kontaktuje na e-mailové adrese sales@speybl.com

Ano — pro startupy nabízíme slevu až 50 %. Status startupu posuzujeme individuálně. Pro více informací nám napište na hello@speybl.com.

K uzavření smlouvy dochází automaticky používáním aplikace.

Platí se platební kartou přes zabezpečenou platební bránu Stripe; fakturace probíhá měsíčně, nebo ročně podle vaší volby. U vyšších a individuálních plánů je možná platba fakturou — stačí nás kontaktovat.

V modulu „Zaměstnanci“ klikněte na tlačítko „+ Přidat“. Lze zadat ručně nebo použít hromadný import pomocí šablony.

Přejděte do modulu „Nábory“, zvolte „+“ a vyplňte potřebné údaje. Kandidáty sbíráte přes napojení na StartupJobs nebo sběrný ATS e-mail; obsah inzerátu vám pomůže vygenerovat AI.

Postup

1. Vygenerujte dokument ze šablony (Detail zaměstnance → Soubory → Vygenerovat)

2. Na detailu dokumentu zvolte způsob podpisu

3. Odešlete k podpisu

Způsoby podpisu

• Ruční podpis — dokument si zaměstnanec stáhne, podepíše fyzicky a nahraje zpět

• Signi — elektronický podpis přes službu Signi; po podpisu se dokument automaticky vrátí zpět do Speyblu

• DigiSign — elektronický podpis přes službu DigiSign

Podmínky pro elektronický podpis

Aby byla možnost elektronického podpisu dostupná, musí být na šabloně povoleno podepisování přes externí službu. Toto nastavení najdete na detailu šablony.

Tip

Pokud chcete odeslat dokument k podpisu na osobní e-mail zaměstnance (např. před nástupem), vyplňte osobní e-mail v profilu zaměstnance před odesláním.

V modulu „Formuláře“ můžete vytvořit nový formulář, vybrat typy otázek a odeslat jej zaměstnancům jako výzvu k vyplnění.

Checklisty připravíte jako šablony (nástup, výstup, změna pozice…) a při dané události je zaměstnanci jedním klikem přiřadíte. Termíny úkolů se poté dopočítají automaticky podle data nástupu (den začátku, konec týdne, konec měsíce…).

Bezpečnost vašich dat je pro nás prioritou. Speybl využívá moderní bezpečnostní opatření:

• Šifrování dat — veškerá komunikace mezi vaším prohlížečem a serverem probíhá přes šifrované spojení (HTTPS/TLS)

• Autentizace a autorizace — každý uživatel má přesně definovaná oprávnění; přístup k datům jiných zaměstnanců je řízen rolemi

• Zálohování — data jsou pravidelně zálohována na cloudových úložištích pro případ technického výpadku

• GDPR — Speybl zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením GDPR; podrobnosti najdete v článku Co děláte pro zabezpečení našich osobních údajů v souladu s GDPR?

Pokud máte specifické dotazy k bezpečnosti nebo potřebujete podklady pro interní audit, kontaktujte nás na support@speybl.com.

Speybl zpracovává osobní údaje zaměstnanců v souladu s nařízením GDPR (EU) 2016/679. Níže jsou konkrétní technická a procesní opatření, která jsou v aplikaci zavedena.

Šifrování přenosu dat

Veškerá komunikace mezi prohlížečem a serverem probíhá výhradně přes HTTPS (TLS). Nešifrované připojení není podporováno.

Řízení přístupu k datům

Každý uživatel má přístup pouze k datům odpovídajícím jeho roli. Zaměstnanec vidí pouze svůj vlastní profil. Team leader vidí pouze svůj tým. HR manažer a správce mají rozsah přístupu definovaný oprávněními role. Nastavení rolí a oprávnění spravuje administrátor organizace v Nastavení → Uživatelé a role.

Anonymizace ve formulářích

Formuláře podporují anonymní režim — odpovědi nejsou propojeny s identitou respondenta a nelze je zpětně přiřadit ke konkrétní osobě. Anonymitu nelze po vytvoření formuláře změnit.

Zálohování dat

Data jsou pravidelně zálohována. V případě technického výpadku je možná obnova ze zálohy.

Zpracovatelská smlouva

Inove jako zpracovatel dat uzavírá se zákazníky zpracovatelskou smlouvu (DPA) v souladu s čl. 28 GDPR. Smlouva je součástí smluvní dokumentace při onboardingu.

Kontakt

Dotazy ke zpracování osobních údajů nebo žádosti o výmaz dat směřujte na support@speybl.com.

Přehled docházky týmu

Docházku svého týmu najdete v menu Docházka. Jako team leader vidíte pouze zaměstnance, kteří jsou ve vašem týmu.

Co tam uvidíte

• Přehled docházkových listů za jednotlivé měsíce

• Stav schválení každého listu (neschváleno / schváleno / zamčeno)

• Denní záznamy — příchody, odchody, absence

Schválení docházky

Pokud máte oprávnění schvalovat docházku, uvidíte v detailu docházkového listu tlačítko Schválit a stavový proužek se stavem schválení a zamčení.

Duální zobrazení Docházka / Směny

Pokud vaše firma používá Plánování směn, můžete v Ganttově diagramu zapnout zobrazení obou datových zdrojů vedle sebe. Nastavení pořadí řádků je oddělené pro pohled Docházka a pohled Plánování směn — každý pohled si pamatuje vlastní konfiguraci.

Přijde vám notifikace. Na nástěnce máte hned přehled o žádostech, které čekají na schválení.

Ano, pokud máte příslušná oprávnění, můžete spustit hodnoticí formulář nebo se účastnit 360° hodnocení v modulu „Rozvoj a hodnocení“.

V menu přejděte na položku „Checklisty - Přehled“. Zde stiskněte „+“ a vyberte vhodnou šablonu, kterou chcete aktivovat.

Ve své kartě zaměstnance najdete záložku Soubory — zde jsou všechny dokumenty vygenerované nebo nahrané k vašemu profilu (pracovní smlouvy, dodatky, potvrzení a další).

Jako HR admin nebo manažer najdete dokumenty na dvou místech:

• Detail zaměstnance → záložka Soubory — dokumenty konkrétního zaměstnance

• Modul Dokumenty — přehled všech dokumentů v organizaci, seřazených do složek

Složky si lze libovolně pojmenovat a organizovat. U každé šablony lze nastavit výchozí složku, do které se vygenerované dokumenty automaticky ukládají.

Žádost přes nástěnku

1. Na nástěnce najděte kartu Vaše žádosti

2. Klikněte na tlačítko +

3. Vyberte typ nepřítomnosti (dovolená, sick day, jiný typ)

4. Zadejte datum od–do

5. Potvrďte odeslání

Žádost se automaticky odešle ke schválení vašemu nadřízenému.

Žádost přes modul Docházka

Žádost lze podat také přímo v modulu Docházka — zde najdete přehled všech svých žádostí, jejich stav (Nový / Schváleno / Zamítnuto) a zůstatky dovolené.

Tip

Pokud vám systém žádost neumožní podat (zobrazí chybovou hlášku), může být důvodem překryv se státním svátkem nebo překročení nároku. Obraťte se na svého HR administrátora.

Výzva vám přijde jako notifikace. Otevřete formulář v menu „Formuláře“ nebo přímo ze své nástěnky, kde vám bude svítit žlutý pruh.

Nástěnka

Blížící se školení, testy nebo jiné termíny se zobrazují na nástěnce jako upozornění — zpravidla jako žluté informační boxy v horní části obrazovky.

Hlídání termínů

Podrobnější přehled všech termínů (BOZP, školení řidičů, lékařské prohlídky a další) najdete v modulu Hlídání termínů. Zobrazuje se zde:

• Název termínu a datum platnosti / vypršení

• Kolik dní zbývá do vypršení

• Stav (platné, blíží se konec, vypršelo)

Notifikace

Speybl vás upozorní e-mailem nebo notifikací v aplikaci, když se termín blíží. Frekvenci a typ notifikací nastavuje HR administrátor.

Na nástěnce se vám objeví žlutá notifikace. Po kliknutí se dostanete k výzvě nebo úkolu, který vás čeká.