🔍 Co to je

Po vygenerování dokumentu jej lze ve Speyblu podepsat elektronicky – buď přímo v aplikaci, nebo prostřednictvím integrované externí služby (např. Signi nebo DigiSign). Tím odpadá nutnost tisknout, skenovat a manuálně archivovat dokumenty.

🖊️ Způsoby podepisování

1. ✏️ Prostý elektronický podpis (uvnitř aplikace)

  • Zaměstnanec dokument podepíše kliknutím na tlačítko „Podepsat"

  • Podpis je uložen jako časová značka s identitou uživatele

  • Je právně uznatelný pro většinu interních dokumentů (potvrzení, souhlasy, interní směrnice)

2. 📄 Podepisování certifikátem

  • Dokument je podepsán kvalifikovaným certifikátem – např. zaměstnavatelem nebo jinou oprávněnou osobou

  • Využívá se především u pracovních smluv nebo právně závazných dokumentů

  • Vyžaduje nastavení podpisového certifikátu v systému

3. 🔗 Podepisování přes externí službu (Signi, DigiSign apod.)

  • Dokument se odešle do služby Signi nebo DigiSign, odsud je odeslán k podpisu oběma stranám

  • Po dokončení se podepsaný dokument automaticky vrátí zpět do Speyblu

🔐 Průběh podepisování

  1. Je nutné mít připravenou šablonu, která elektronické podepisování umožňuje

  2. Dokument je vytvořen a připraven k podpisu

  3. Uživateli přijde výzva k podpisu

  4. Po podpisu se dokument uloží do systému

  5. Historie podpisu je zaznamenána a dohledatelná

💽 Jak připravit šablonu pro elektronické podepisování

Do dokumentu je potřeba vložit klíčky, které určí, kdo má dokument podepsat. Seznam dostupných klíčků najdete na detailu šablony. K dispozici jsou klíčky pro podpis zaměstnance i zodpovědné osoby za společnost.

Pokud chcete, aby dokumenty za společnost podepisovala zodpovědná osoba, je třeba tuto osobu nastavit v Nastavení → Dokumenty.

📁 Archivace podepsaných dokumentů

  • Podepsané dokumenty jsou automaticky uloženy v sekci Soubory a výplatní pásky u zaměstnance

  • Je možné je kdykoli zobrazit, stáhnout nebo znovu podepsat

  • Podepsané verze jsou chráněny proti úpravám

💡 Tipy

  • Využijte prostý podpis pro interní dokumenty, které nevyžadují formální certifikaci

  • U pracovních smluv doporučujeme využít Signi, DigiSign nebo certifikát

  • Podepisování přes Signi nebo DigiSign je vhodné i pro nástupy, kdy zaměstnanec ještě nemá přístup do Speyblu