Elektronické podepisování ve Speyblu je rychlé, bezpečné a přehledné. Dokumenty můžete vygenerovat z připravených šablon a následně je odeslat vybraným zaměstnancům k podpisu.
🔍 K čemu slouží
Funkce elektronického podepisování slouží k efektivnímu sběru podpisů nad interními dokumenty bez nutnosti tisknout nebo skenovat soubory. Celý proces probíhá online – od vytvoření šablony až po schválení podepsaného dokumentu.
🧾 Jak podepisování funguje
Vytvoříte šablonu dokumentu, do které vložíte klíčky pro podpis
Vygenerujete dokument
Zaměstnanec obdrží notifikaci a podepíše dokument přímo ve Speyblu
Po podpisu je dokument označen jako podepsaný a kompetentní osoba obdrží upozornění
🖋️ Nastavení elektronického podpisu
Aby mohl uživatel dokumenty podepisovat, musí mít ve svém profilu nastaven podpis. Možnosti: nahrát obrázek podpisu, nakreslit podpis ručně pomocí myši nebo touchpadu, nebo použít textový podpis.
Podpis přes služby Signi a DigiSign není nastavení v profilu — jde o externí podpisové služby, do kterých HR odesílá konkrétní dokument; zaměstnanec pak podepisuje v prostředí dané služby.
Zaměstnanci si podpis nastavují v sekci Moje nastavení (avatar v pravém horním rohu aplikace).
👤 Podpis zodpovědné osoby
Podpis zodpovědné osoby se nastavuje v sekci Nastavení → Dokumenty a používá se při podepisování dokumentů jménem společnosti. Dále existuje podpis firmy (Základní nastavení firmy → Podpis) a podpis pobočky.
📌 Kde dokument podepsat
Zaměstnanec může dokument podepsat dvěma způsoby:
Z notifikace na nástěnce – kliknutím je přesměrován na detail dokumentu
Z přehledu dokumentů ve svém profilu – nepodepsané dokumenty jsou označeny červenou ikonou podpisu
Po úspěšném podpisu je dokument označen jako podepsaný a odpovědné osobě přijde oznámení.