Hlídejte důležité povinnosti zaměstnanců — lékařské prohlídky, školení, expirace certifikátů nebo víz. Speybl vás i zaměstnance automaticky upozorní včas a v případě propojení se školením celý proces dokončí sám.

🔍 K čemu slouží

Modul slouží k centrální evidenci periodických nebo jednorázových povinností zaměstnanců. Systém hlídá termíny za vás a posílá upozornění dřív, než dojde k expiraci.

⚙️ Jak nastavit hlídání termínů

  1. Přejděte do sekce Školení a termíny → Hlídání termínů

  2. Klikněte na + a vytvořte nové hlídání

  3. Vyplňte:

    • Název — co hlídáte (např. „Vstupní lékařská prohlídka")

    • Typ opakování — Jednorázově nebo Periodicky; u periodického zvolíte frekvenci (den / týden / měsíc / rok) a počet období (např. každých 12 měsíců)

    • Datum začátku — od kdy termín platí

    • Perioda a sjednocení — viz níže

🔄 Perioda a sjednocení termínu

Při periodickém hlídání si zvolíte, zda bude mít každý zaměstnanec vlastní cyklus, nebo se všichni sjednotí k jednomu pevnému datu.

Příklad bez sjednocení: Petr nastoupil v březnu, jeho prohlídka se opakuje každý rok v březnu. Jana nastoupila v září, její prohlídka se opakuje v září. Každý má jiný termín.

Příklad se sjednocením na 1. ledna: Petr nastoupil v březnu — nejprve splní prohlídku při nástupu a od té chvíle se jeho termín sjednotí na 1. ledna. Stejně tak Jana, která nastoupila v září — absolvuje prohlídku hned po nástupu a její termín se pak rovněž přesune na 1. ledna. Systém tedy nezačne počítat roční cyklus od data sjednocení, ale teprve po prvním splnění — nikdo nezůstane bez potvrzeného termínu. HR pak řeší prohlídky všech zaměstnanců najednou každý rok v lednu.

👥 Přiřazení zaměstnanců

V nastavení hlídání termínu zvolíte, kterých zaměstnanců se týká — vyberete konkrétní osoby, tým nebo celou firmu. Každý zaměstnanec pak má vlastní stav splnění.

🎓 Propojení se školením a testem

Na detailu hlídání termínu lze nastavit konkrétní školení a test. Po propojení Speybl:

  • Zaměstnanci pošle notifikaci s výzvou ke splnění — dle nastavení upozornění (viz níže)

  • 30 dní před expirací se termín označí stavem „Brzy expiruje“ a lze jej s předstihem zpracovat

  • Na profilu zaměstnance se zobrazí, jaké školení a test má splnit

  • Po úspěšném absolvování školení a testu systém termín automaticky označí jako splněný — bez nutnosti ručního zásahu HR

🔔 Upozornění a notifikace

V nastavení hlídání zvolíte:

  • Kdy se začne notifikace odesílat — v aktuálním týdnu, týden předem, nebo více týdnů předem. Notifikace se poté opakuje každých 7 dní

  • Komu notifikace chodí — zaměstnancům a/nebo HR manažerům (lze vybrat konkrétní HR manažery)

Kanál doručení se u hlídání termínu nevolí — notifikace se doručují podle firemního nastavení v Nastavení → Notifikace.

📋 Přehled a evidence

V sekci Hlídání termínů vidíte tabulku všech zaměstnanců a stav každého termínu — Zpracován / Nezpracován / Brzy expiruje / Po expiraci. Souhrn všech termínů najdete v Přehledu termínů (Školení a termíny → Přehled termínů). Splnění bez propojeného školení potvrzuje HR ručně: detail termínu → příslušný zaměstnanec → zakliknout splnění.

💡 Tipy

  • Periodické hlídání využijte pro zákonné povinnosti (vstupní a periodické prohlídky, BOZP školení)

  • Propojte termín se školením a testem — HR nemusí ručně potvrzovat, systém to vyřeší sám

  • Sjednocení termínu k pevnému datu se vyplatí u větších týmů — všechny povinnosti řešíte najednou, ne průběžně celý rok