🔍 Co to je
Nastavení docházky umožňuje upravit pravidla a možnosti sledování pracovní doby ve firmě. Sekce je rozdělena do pěti skupin karet: Základní nastavení · Přesčasy a saldo · Směny · Absence a volno · Externisté a notifikace.
🕒 Základní nastavení
Pravidla pro docházku — firemní směrnice (viz níže)
Typy docházky — správa typů (viz níže)
Projekty pro docházku — docházku lze přiřazovat k projektům a vyhodnocovat čas per projekt
Viditelnost docházky — režimy viditelnosti (celá firma / „Struktura: zaměstnanec uvidí pouze tým, ve kterém je“ / „Omezeně: pouze stav pracuje–nepracuje“), způsob zobrazení grafu docházky a směn, skrytí vybraných zaměstnanců z docházky a duální zobrazení docházka × směny
Výchozí nastavení docházky — výchozí chování zápisu docházky
📋 Typy docházky
Přidávání a úprava vlastních typů docházky (např. „Home Office“, „Služební cesta“, „Náhradní volno“)
Každý typ má název, barvu, typ zápisu (Žádosti / Stopky), zařazení do pracovní doby a volbu Vyžaduje schválení
Možnost nastavit, že se typ docházky eviduje pouze celkovou dobou trvání, bez času od–do
Možnost nastavit propisování dle typu směny — automatická docházka pak do docházky doplní záznam odpovídající typu směny z plánu směn, nikoli výchozí typ „V práci“
„Minimální doba čerpání“ — počet jednotek a jednotka (hodin / dní). Žádost o tento typ musí být násobkem zadané hodnoty; zadáním jednoho dne tak vynutíte čerpání jen po celých dnech. Jde o výchozí hodnotu — pokud má směrnice nastavené vlastní minimum, platí hodnota ze směrnice
📘 Pravidlo pro docházku
Možnost vytvořit firemní pravidla pro docházku (směrnice), která se přiřazují k pozici zaměstnance
Směrnice definuje pravidla pro zůstatky dovolené, limity čerpání, vložení zákonné pauzy apod.
Zaměstnanec s více pozicemi má ke každé pozici vlastní směrnici — nároky a čerpání se mezi pozicemi nemíchají
U přiřazení se zadává období platnosti a výše úvazku. Podle nastavení firmy se z nich nárok může dopočítat poměrově
Zůstatek směrnice lze upravit i zadáním absolutní hodnoty k danému dni
Podmínky čerpání
U každého fondu ve směrnici (Nastavení → Docházka → Pravidla pro docházku) můžete určit, kdy a jak se smí čerpat. Pravidla platí pro všechny zaměstnance, kterým je směrnice přiřazená — nic se nenastavuje automaticky podle typu pracovního vztahu.
„Povolit čerpání až po dosažení limitu“ → „Dle odpracovaných hodin“ — žádost nejde podat, dokud zaměstnanec neodpracuje zadaný počet hodin. Přepínač „Resetovat počítadlo s každým obdobím fondu“ (ve výchozím stavu vypnutý) způsobí, že se odpracované hodiny počítají znovu od začátku aktuálního období fondu, místo aby se sčítaly od nástupu na pozici. Hodiny převedené z minulého období lze čerpat i před splněním této podmínky.
„Nastavit minimální dobu čerpání“ — počet jednotek a jednotka (hodin / dní). Přebíjí výchozí hodnotu nastavenou u typu docházky; žádost musí být násobkem této hodnoty.
„Povolit čerpání až po vyčerpání jiného typu docházky“ — žádost nejde podat, dokud zvolený nadřazený fond není vyčerpaný (typicky sick day až po dovolené). K tomu dva přepínače:
„Týká se pouze převedené části docházky z minulého období“ — čekat se musí jen na vyčerpání převedené části nadřazeného typu, ne celého fondu.
„Započítat i čekající (neschválené) žádosti nadřazeného typu“ (ve výchozím stavu vypnutý) — typ lze zadat, jakmile zbytek nadřazeného typu pokrývají podané žádosti, i když ještě nejsou schválené.
Kombinací těchto pravidel nastavíte například pořadí čerpání převedená dovolená → rekondiční volno → dovolená: rekondiční volno podmíníte vyčerpáním převedené části dovolené a dovolenou podmíníte vyčerpáním rekondičního volna.
⏸️ Chování pauz
Vkládání zákonných přestávek se nastavuje u jednotlivých typů docházky — na výběr je pět režimů (nevkládat, automaticky dle pracovního režimu zaměstnance, dle směny, dle směrnice zaměstnance, vlastní definice pro daný typ). U typů klasifikovaných jako absence se pauzy nevkládají. Podrobnosti viz stránka Docházka.
✅ Schvalování docházky
Ve Speyblu se schvalují dvě různé věci: jednotlivé záznamy docházky (žádosti) a měsíční docházkové listy.
Schvalování záznamů docházky
Schvalování se řídí per typ docházky — volbou „Vyžaduje schválení“ u daného typu; žádný globální vypínač schvalování neexistuje
Schvalovatelé se nastavují per zaměstnanec na jeho detailu — schvalovatele lze přidat k výchozím, nebo je zcela přepsat
V nastavení docházky lze zapnout notifikaci docházky, která nepodléhá schválení — upozornění míří na HR nebo nadřízeného
Schvalovací proces docházkových listů
Nastavení → Docházka → karta „Schvalovací proces docházky“ (skupina „Přesčasy a saldo“). Nastavení „Platí pro všechny docházkové listy ve firmě“. Kartu vidí uživatel s oprávněním „Nastavení firmy“, uložit změny může jen s právem upravovat.
Počet a pořadí úrovní
„Počet úrovní“ — jedna, dvě nebo tři úrovně schválení. „Zamknutí listu je vždy jedno — úrovně se týkají jen schvalování.“
Náhled „Takhle bude vypadat osa na listu“ ukazuje, jak se řetězec zobrazí na docházkovém listu.
V části „Úrovně schválení“ u každé úrovně zvolíte, kdo „Schvaluje“. Pořadí úrovní změníte přetažením.
Úrovně se schvalují postupně — další úroveň může schválit, až když schválí předchozí. Poslední úroveň je ta, „jejím schválením se měsíc uzavře“.
Kdo může schvalovat
„Zaměstnanec (sám sobě)“ — zaměstnanec potvrdí, že jeho docházka sedí. Může být jen první úrovní. Zamknout svůj list smí vždy; schválit ho smí jen při zapnutém přepínači „Zaměstnanec smí schválit vlastní list“ — jinak se úroveň na listu zobrazí jako „Nepoužívá se“. Když je přepínač zapnutý, zamknutím vlastního listu zaměstnanec zároveň schválí první úroveň.
„Přímý nadřízený v týmu“ — vedoucí týmu, ve kterém je zaměstnanec veden. U člověka ve více týmech rozhoduje tým, ve kterém je podřízený. Přepínač „Vedoucí smí schválit vlastní list“ určuje, jestli vedoucí schválí i svůj list; jinak list vedoucího schvaluje vedoucí nadřazeného týmu. Vedoucí potřebuje ve své roli oprávnění Docházka → „Schválit nebo zamítnout“ nebo „Schválit nebo zamítnout strukturu“, jinak se bere jako chybějící schvalovatel.
„Kdokoli s oprávněním schvalovat docházku“ — schválí kdokoli, kdo má oprávnění „Schválit nebo zamítnout“ docházku a smí schvalovat docházku daného zaměstnance. Role se nevybírají.
„Role“ — schválí kdokoli s vybranou rolí. Držitel role nikdy neschvaluje svůj vlastní list.
Zaměstnanec, vedoucí i „Kdokoli s oprávněním schvalovat docházku“ mohou být v řetězci jen jednou a stejná role nesmí být ve dvou úrovních.
Když schvalovatel chybí
Volba pro případ, kdy na některé úrovni není kdo schválit (např. zaměstnanec nemá v týmu vedoucího nebo roli nikdo nemá):
„Zastavit a upozornit“ (doporučeno) — proces se na dané úrovni zastaví, na list se napíše důvod a HR manažer dostane upozornění.
„Přeskočit úroveň“ — úroveň bez schvalovatele se přeskočí.
Poslední úroveň se nikdy nepřeskočí — u ní se proces vždy zastaví.
Kdo smí přeskočit schvalování
Vyberete role i konkrétní lidi, kteří mohou list kdykoli schválit a uzavřít měsíc tlačítkem „Schválit a uzavřít měsíc“ — zbývající úrovně se označí jako „Přeskočeno“. Ve výchozím stavu je vybraná role Admin. Pokud je poslední úrovní „Kdokoli s oprávněním schvalovat docházku“, může její schvalovatel list schválit a uzavřít měsíc také mimo pořadí.
Odemykání listů
Karta obsahuje jen vysvětlivku: kdo smí odemknout zamčený nebo uzavřený list, se nastavuje v Nastavení → Uživatelé a role → Role a oprávnění → modul Docházka → „Odemknout“. Vlastní list si nikdo neodemkne.
Kdy se změna projeví a výchozí nastavení
Změna se projeví na listech, které ještě nejsou uzavřené. Už uzavřené měsíce zůstávají tak, jak prošly.
Firma, která proces nenastavovala, má řetězec Zaměstnanec → „Kdokoli s oprávněním schvalovat docházku“. Schválení vlastního listu zaměstnancem je ve výchozím stavu vypnuté, takže úroveň zaměstnance se zobrazuje jako „Nepoužívá se“.
Automatická žádost o potvrzení docházky na začátku měsíce není součástí tohoto nastavení a běží dál.
Průběh schvalování na listu (osa, stavy, tlačítka, vrácení k opravě) popisuje stránka Docházkové listy.
🎉 Státní svátky
Když státní svátek připadne na pracovní den podle rozvrhu zaměstnance, vloží se do docházky automaticky jako typ „Státní svátek“
Automatické vkládání nekoliduje s dopředu zadanou dovolenou — dovolenou přes svátek lze zadat bez obcházení
Přepínačem se nastavuje, jestli se svátky započítávají do měsíčního fondu pracovní doby. Výchozí nastavení zachovává dosavadní chování
Svátky jsou barevně odlišené v grafu docházky i v docházkovém listu
Kalendář svátků pokrývá Českou a Slovenskou republiku
⏱️ Přesčasy a saldo
Překrývání docházky — chování při vzájemně se překrývajících záznamech
Hlídat maximální pracovní dobu — neumožní zaměstnanci vykázat více hodin za den, než kolik činí jeho denní fond pracovní doby; porovnává součet všech typů docházky za den s fondem. Pokud je funkce neaktivní, přesčasy jsou povoleny a lze je sledovat v grafu docházky a exportech
Poměrový výpočet směrnic — poměrné krácení nároků podle úvazku a období platnosti
Schvalovací proces docházky — kdo a v jakém pořadí schvaluje měsíční docházkové listy (viz Schvalování docházky výše)
📅 Směny
Moje směny — zobrazení směn zaměstnance
Plánovače směn — tvorba a správa rozvrhů směn a jejich přiřazení zaměstnancům, týmům nebo štítkům (viz stránka Směny)
Výpočet doby trvání dle směny — délka záznamu docházky se řídí přiřazenou směnou (viz níže)
Časový rozsah pro noční — vymezení nočních směn
Výpočet doby trvání dle směny
Sekce je vidět jen při aktivním modulu Směny.
Vypnuto (výchozí): záznam docházky zadaný na celou směnu dostane délku podle rozvrhu pracovní pozice zaměstnance.
Zapnuto: délka se řídí naplánovanou směnou zaměstnance v daný den.
Zaměstnanci, které chci vyjmout z výpočtu — u vybraných zaměstnanců se délka dál řídí rozvrhem pozice.
Typy docházky, které chci vyjmout z výpočtu — u vybraných typů docházky se délka dál řídí rozvrhem pozice.
Nárok na dovolenou tahle funkce nepočítá. Ovlivňuje jen délku záznamu, a tím i to, kolik hodin celodenní absence (např. dovolená) ubere z fondu. Krácení a navyšování nároku řeší Automatizace krácení/navyšování nároku níže.
🏖️ Absence a volno
Budoucí absence — zobrazení naplánovaných absencí
Automatizace krácení/navyšování nároku — pravidla, která automaticky přidávají nebo krátí nárok ve fondech absencí (viz níže)
Nárok na stravenky — pravidla, kdy zaměstnanci vzniká nárok na stravenku
Automatizace krácení/navyšování nároku
Pravidlo založíte přes Přidat pravidlo. V pravidle určíte:
Spouštěč — Jednoduchý (sčítají se schválené hodiny vybraných typů docházky) nebo Kombinovaný (typy rozdělíte na Plně započítávané typy docházky a Podmíněně započítávané skupiny s vlastním minimem a stropem)
Práh — kolik hodin za rok nebo za měsíc musí být dosaženo
Akce — Krátit, nebo Navýšit nárok
Korekce — Poměrová, nebo Pevná
Pravidlo se vyhodnocuje při schválení záznamu docházky a upravuje fond cílového typu absence na pozici zaměstnance. Pokud zaměstnanec fond cílového typu přiřazený nemá, pravidlo nic neudělá — např. u dohod je potřeba fond dovolené přiřadit, aby měl pravidlo Navýšit co navyšovat.
Převod zůstatků absencí mezi roky a expiraci převodu popisuje stránka Převod docházky a zůstatků absencí do dalšího období.
👷 Externisté a notifikace
Zahrnout externisty do docházky — evidence docházky i pro externisty
Zvýraznění — vizuální zvýraznění vybraných stavů v docházce
Indikátor přítomnosti — zobrazení, kdo aktuálně pracuje
Notifikace docházky, která nepodléhá schválení — upozornění HR / nadřízeného
Automatická docházka — systém doplňuje docházku automaticky podle nastavených pravidel; zpracování probíhá jednou denně
💡 Tipy
Doporučuje se vytvořit typ docházky pro každý relevantní režim (Home Office, Nemoc, Neplacené volno)
Schvalování záznamů zvyšuje kvalitu výkazů a zamezuje chybám v docházce