Speybl spravuje zůstatky absencí (např. dovolené) přes fondy absencí a umožňuje jejich převod do dalšího období. Nejčastěji se tato funkce využívá při přechodu mezi kalendářními roky.
📊 Fondy absencí a výpočet zůstatku
Zaměstnanci se přes přiřazení směrnice k pozici přidávají fondy absencí (akce „Přidat fond“, volba typu fondu — např. dovolená). Zůstatek fondu se počítá podle vzorce:
nárok + korekce + převod z minulého období − čerpáno − plánováno
U zaměstnance s více pozicemi se zůstatky vedou odděleně pro každou pozici.
✏️ Korekce zůstatku
K fondu lze přidat korekci (± hodiny) s důvodem a platností — slouží pro individuální úpravy nároku konkrétního zaměstnance.
🤖 Automatizační pravidla
Nárok lze automaticky krátit nebo navyšovat podle nastavených prahů (např. dle odpracované docházky). Běhy automatizačních pravidel se zaznamenávají do logu, takže je zpětně dohledatelné, kdy a proč se nárok změnil.
⚖️ Poměrné krácení dle úvazku
Při zapnutém nastavení „Poměrový výpočet směrnic“ (Nastavení → Docházka) se nárok krátí poměrem týdenních hodin pozice vůči výchozímu fondu 40 hodin/týden.
⚙️ Nastavení převodu
Převod se nastavuje u směrnice (Nastavení → Docházka → Pravidla pro docházku):
„Povolit převod do dalšího období“
maximální počet hodin, které lze převést
👀 Kontrola a provedení převodu
Uživatelům s právem schvalovat docházku se na nástěnce zobrazí banner „Převedení zůstatků dovolené do nového roku“ s tlačítkem „Zkontrolovat“. V kontrolním formuláři vidíte převáděné hodiny u každého zaměstnance, můžete individuálně upravit datum převodu a „Max. k převedení“ a převod dokončíte tlačítkem „Potvrdit a převést“. Banner se zobrazuje až do provedení převodu.
⏳ Expirace převedené dovolené
Volitelně lze zapnout „Aktivovat expiraci převedené dovolené“ a zadat datum expirace (výchozí 31. 3.). Převedená dovolená se čerpá jako první; k datu expirace propadne pouze nevyčerpaný zbytek převodu a zaměstnanec dostane notifikaci. V přehledu docházky je u zůstatku vidět „Převedeno z loňska“ a „Expiruje“.
✅ Promítnutí změn
Po potvrzení převodu se změny okamžitě projeví v systému — v aktualizovaném zůstatku dovolené a v přehledu absencí pro nové období. Díky kontrolnímu formuláři máte převod plně pod kontrolou včetně individuálních úprav.