🔍 Co to je

V modulu Dokumenty můžete generovat pracovní smlouvy, dodatky, potvrzení a další dokumenty na základě předpřipravených šablon. Tyto dokumenty mohou být vytvořeny hromadně nebo individuálně a jsou vázány na konkrétního zaměstnance.

🧭 Jak tvorba dokumentů funguje

  • Nejprve do systému nahrajete šablonu ve formátu .docx nebo .pdf, nebo si šablonu vytvoříte přímo v aplikaci

  • Šablona obsahuje tzv. klíčky – speciální značky ve formátu ${KLÍČEK} velkými písmeny (např. ${EMPLOYEE_NAME}, ${EMPLOYEE_FULLNAME}), které se při generování nahradí daty ze systému

  • Kompletní slovník klíčků najdete na detailu šablony — ukázkové šablony také najdete v aplikaci

  • Dokument lze vytvořit z detailu zaměstnance, z přehledu šablon nebo u majetku

➕ Vytvoření dokumentu

  1. Vyberte šablonu

  2. Zvolte zaměstnance (nebo více)

  3. Vyplňte požadované údaje (systém automaticky vyplní dostupná data)

  4. Potvrďte vytvoření dokumentu

  5. Dokument se uloží k danému zaměstnanci a je připraven k podpisu nebo exportu

📥 Hromadné generování

  • Vybrané šablony podporují hromadné použití

  • Systém automaticky upozorní, pokud někdo nemá vyplněné potřebné údaje

  • Můžete doplnit chybějící informace ručně nebo dokument pro daného zaměstnance přeskočit

  • U každého zaměstnance zvolíte „Vygenerovat“, „Koncept“ nebo „Negenerovat“; v bloku „Pro všechny“ nastavíte volbu pro všechny vybrané zaměstnance najednou a u jednotlivých ji pak můžete změnit

  • Pokud šablona používá externí službu pro podpis (Signi nebo DigiSign), u zaměstnanců s volbou „Vygenerovat“ určíte přepínačem „Odeslat k podpisu“, zda se dokument po vygenerování rovnou odešle k podpisu

📁 Sady šablon

Šablony dokumentů lze seskupit do Sad šablon — pojmenovaných skupin, které zpřehledňují orientaci při větším množství šablon.

  • Sady šablon vytvoříte a spravujete v sekci Dokumenty → Sady šablon

  • Každou šablonu lze zařadit do jedné nebo více sad

  • Na detailu zaměstnance pak stačí vybrat celou sadu a všechny dokumenty v ní se vygenerují najednou — jedním kliknutím

✏️ Úprava šablony

Šablonu upravíte v Dokumenty → Šablony: otevřete detail šablony a klikněte na tužku „Upravit šablonu“. Okno je rozdělené do sekcí:

  • „Základní údaje“ — „Název“, „Formát číslování“, „Popis“, zařazení do sad šablon a přepínač „Aktivní“

  • „Generování“ — „Vynutit převod do PDF“ a „Výchozí složka“

  • „Podpisy“ — zobrazí se jen u šablony, která obsahuje podpis; obsahuje „Automaticky podepsat dokument zodpovědnou osobou“ a volbu „Externí služba pro podpisy“ (Signi nebo DigiSign)

Pokud šablona používá externí službu pro podpis, dokument se podepisuje v ní, a volba „Automaticky podepsat dokument zodpovědnou osobou“ proto není aktivní — okno to vysvětlí přímo u volby.

📂 Výchozí složka pro generování

U každé šablony lze nastavit výchozí složku, do které se vygenerovaný dokument u zaměstnance automaticky uloží. Výchozí složku nastavíte na detailu šablony v okně „Upravit šablonu“, v sekci „Generování“ — každá šablona může mít jinou výchozí složku. Pokud pole „Výchozí složka“ necháte prázdné, dokumenty se ukládají do „Soubory (kořenová složka)“.

Při změně výchozí složky je k dispozici možnost hromadného přesunutí všech existujících dokumentů vygenerovaných z dané šablony do nové složky.

🧑‍💼 Příklady použití

  • Vstupní formulář při nástupu

  • Dohoda o hmotné odpovědnosti

  • Oznámení o změně mzdy

  • Potvrzení o zaměstnání

💡 Tipy

  • Používejte jednotný formát šablon (např. .docx), aby bylo možné je snadno upravovat

  • Používejte přesné znění klíčků ze slovníku na detailu šablony

  • Před hromadným generováním zkontrolujte, zda mají všichni zaměstnanci vyplněny požadované údaje

  • Využívejte sady šablon pro standardní dokumenty při nástupu (onboarding set) nebo ukončení (offboarding set)