🔍 Co to je

Docházkový list slouží jako měsíční přehled všech docházkových záznamů zaměstnanců. Obsahuje souhrnná data o odpracované době, absencích a další statistiky. Docházkový list je určen pro kontrolu, schválení a případné uzamčení docházky za celý kalendářní měsíc.

🧭 Jak docházkový list funguje

  • Každý docházkový list odpovídá jednomu měsíci

  • U každého zaměstnance je vidět počet odpracovaných hodin, dny dovolené a nemocenské, očekávaná pracovní doba a rozdíl mezi plánovanou a skutečnou docházkou

  • U absencí je ve vlastním sloupci vidět jejich typ — ikona a zkratka

  • Docházkový list zobrazuje zůstatky absencí podle směrnice zaměstnance — zobrazují se jen typy absencí, které jeho směrnice definuje

  • Směnu lze přidat přímo v docházkovém listu

  • Státní svátky jsou v listu barevně odlišené

📋 Přehledné statistiky

  • Souhrnné statistiky za celý měsíc — počet zaměstnanců, počet zpracovaných, odpracované hodiny celkem i průměrně, hodiny dovolené a nemocenské

  • Přehled lze filtrovat a třídit podle týmů nebo poboček

  • List lze přepočítat — akce Přepočítat znovu spočítá všechny hodnoty

  • Zahrnutí externistů do listů se řídí nastavením „Zahrnout externisty do docházky“ (Nastavení → Docházka)

🙈 Skrytí citlivých údajů

Pokud se na docházkové listy díváte s někým dalším nebo sdílíte obrazovku, zapněte v menu uživatele v horní liště přepínač „Skrýt citlivé údaje“. V detailu měsíce se pak rozmažou mzdové hodnoty v kartě „Měsíční docházka“ a sloupec „Výše mzdy“. Vypnutím přepínače se hodnoty znovu zobrazí.

🔐 Schvalování a uzamykání docházkového listu

Docházkový list se jednou zamkne a pak prochází jednou až třemi úrovněmi schválení. Schválením poslední úrovně se měsíc uzavře. Kolik úrovní firma má a kdo na nich schvaluje (zaměstnanec sám sobě, přímý nadřízený v týmu, kdokoli s oprávněním schvalovat docházku, nebo vybraná role), nastavuje správce v Nastavení → Docházka → „Schvalovací proces docházky“ — podrobně to popisuje stránka Nastavení docházky.

Zamknutí listu

  • Zaměstnanec svůj list zamkne tlačítkem „Zamknout a odeslat ke schválení“. Zamknutím potvrzuje svoji docházku; sám si list už neodemkne

  • Ostatní (s právem zamykat) list zamknou tlačítkem „Zamknout“ — list se uzavře proti úpravám a odešle ke schválení

  • Pokud firma povolila zaměstnancům schválit vlastní list, zamknutím zaměstnanec zároveň schválí první úroveň

Průběh schvalování na listu

V detailu listu zaměstnance je karta „Schvalování docházky“ s osou všech úrovní. U každé úrovně je vidět její stav:

  • „Schváleno“

  • „Čeká na tebe“ — na řadě jste vy

  • „Čeká na schválení“

  • „Čeká na předchozí úroveň“ — „Nejdřív musí schválit předchozí úroveň.“

  • „Vráceno k opravě“

  • „Schvalovatel není určen“ — na úrovni chybí schvalovatel (např. tým bez vedoucího)

  • „Nepoužívá se“ — např. úroveň zaměstnance, když firma nepovolila schvalování vlastní docházky

  • „Přeskočeno“

Odkaz „Historie“ otevře „Historie listu“ — kdo a kdy list zamkl, schválil, vrátil nebo odemkl.

Akce na listu

Tlačítka se zobrazují podle toho, kdo jste a v jakém stavu list je:

  • „Schválit“, „Schválit za vedoucího“, „Schválit jako oprávněná osoba“ nebo „Schválit za …“ (název role) — schválí vaši úroveň a posune list na další. Schválením poslední úrovně se měsíc uzavře

  • „Vrátit k opravě“ — může jen ten, kdo je právě na řadě (ne na úrovni zaměstnance). Vyplňuje se povinný „Důvod (zaměstnanec ho uvidí na listu)“. Vrácením se list odemkne a schválení se zruší; po opravě ho zaměstnanec znovu zamkne a schvalování pokračuje

  • „Schválit a uzavřít měsíc“ — pro lidi a role, kteří smějí přeskočit schvalování. List schválí mimo pořadí, zbývající úrovně se označí jako „Přeskočeno“ a měsíc se uzavře

  • „Odemknout“ — jen pro role s právem odemykat (Nastavení → Uživatelé a role → Role a oprávnění → modul Docházka → „Odemknout“). Vlastní list si nikdo neodemkne

  • „Vzít své schválení zpět“ — u uzavřeného měsíce pro toho, kdo schválil poslední úroveň a má právo odemykat. Měsíc se znovu otevře

  • „Otevřít tým …“ — u zastaveného schvalování, když týmu chybí vedoucí

Uzavřený list nelze upravovat; zpětná oprava jde jen přes odemčení nebo zpětvzetí schválení a HR o ní dostane upozornění.

Když se schvalování zastaví

Pokud na některé úrovni chybí schvalovatel a firma zvolila „Zastavit a upozornit“, proces na této úrovni stojí, na listu je napsaný důvod a HR manažer dostane upozornění. Po doplnění schvalovatele (např. vedoucího týmu) nebo úpravě schvalovacího procesu schvalování pokračuje.

Seznam docházkových listů

V Docházka → Docházkové listy → detail měsíce:

  • Sloupec „Průchod“ ukazuje tečkami stav jednotlivých úrovní (s legendou), sloupec „Stav“ aktuální stav listu. Listy, které čekají na vás, mají značku „Čeká na tebe“

  • Filtr „Stav schvalování“: „Čeká na mě“, „Ještě nezamčeno“, „V procesu“, „Vráceno k opravě“, „Zastaveno“, „Uzavřeno“. Původní filtr „Stav schválení“ zůstává

  • Hromadné „Schválit (X)“ schválí listy, u kterých jste na řadě, i listy, které smíte schválit mimo pořadí

  • Tlačítkem „Vyžádat schválení“ požádáte vyfiltrované zaměstnance o potvrzení docházky za měsíc — viz stránka Vyžádání potvrzení docházky za měsíc

  • Dále jsou k dispozici akce Přepočítat a Stáhnout

Nástěnka a upozornění

Na nástěnce mezi „Máte požadavky ke zpracování“ se zobrazují:

  • „Docházkový list vrácen k opravě …“ — zaměstnanci, s tlačítkem „Otevřít list“

  • „Potvrďte svůj docházkový list“ — zaměstnanci, s tlačítkem „Otevřít list“

  • „Docházkové listy čekají na vaše schválení …“ — schvalovatelům za aktuální a minulý měsíc; „Otevřít seznam“ otevře listy s filtrem „Čeká na mě“

Upozornění dostanou:

  • zaměstnanec, když mu někdo list vrátí k opravě (i s důvodem)

  • ten, kdo list vrátil, když zaměstnanec opravený list znovu zamkne

  • HR manažer, když se schvalování zastaví a když někdo list odemkne nebo vezme schválení zpět

  • vedoucí týmu, když na něj list čeká. Schvalovatelé na úrovni „Role“ a „Kdokoli s oprávněním schvalovat docházku“ upozornění nedostávají — listy vidí na nástěnce

Doporučený postup uzavření měsíce

  1. Zaměstnanec zkontroluje docházku a list zamkne

  2. Schvalovatelé postupně schválí své úrovně; chybný list vrátí k opravě s důvodem

  3. HR podle filtru „Stav schvalování“ zkontroluje zastavené a nezamčené listy a dořeší je — v případě potřeby tlačítkem „Schválit a uzavřít měsíc“

Uzavřený list slouží jako finální podklad pro výplaty.

💰 Bonusy při schvalování

  • V okně schvalování docházkového listu lze přes tlačítko + zadat bonusy — typ bonusu, částku a poznámku, i více řádků najednou

  • Datum bonusu se předvyplní na poslední den schvalovaného měsíce; přepínačem ho lze změnit na první den

  • Bonusy se uloží spolu se schválením. Když okno zavřete dřív, list nezůstane schválený jen napůl

  • Bez zadaného bonusu proběhne schválení jako dřív

📤 Export a podpora výstupů

  • Export do XLSX, CSV a PDF, do formátů pro mzdové systémy (PAMICA, Premier) a přehledy cílového odpracování zvlášť pro smlouvy a pro dohody

  • Agregovaný Excel (v detailu měsíce Stáhnout → „Agregovaný Excel“) obsahuje i mzdové podklady — mzdy, bonusy a benefity ve vlastních sloupcích — a také vlastní pole evidovaná u mezd. Soubor se stáhne přímo. Které sloupce export obsahuje, nastavíte v Nastavení → Zobrazení → „Nastavení agregovaného exportu“

  • Hromadný export obsahuje zůstatky absencí ke konci exportovaného období

  • PDF docházkového listu je kompaktnější, zaměstnanci jsou seřazení abecedně a u absencí se neuvádí čas příchodu a odchodu

  • Export docházek dohodářů obsahuje počet odpracovaných dnů a sloupce v pořadí podle nastavení

  • Nárok na stravenky se vyhodnocuje podle pravidel v Nastavení → Docházka → Nárok na stravenky

  • Nastavení exportu lze uložit jako předvolbu a příště použít jedním klikem

  • Před exportem si můžete vyfiltrovat, koho a co chcete exportovat

💡 Tipy

  • Uzavřete měsíc postupem výše nejpozději poslední pracovní den měsíce

  • Pro přehlednější výstupy používejte barevné odlišení typů záznamů

  • Využívejte exporty i pro manažerské přehledy a sledování vytíženosti týmů