Elektronické podepisování ve Speyblu je rychlé, bezpečné a přehledné. Dokumenty můžete vygenerovat z připravených šablon a následně je odeslat vybraným zaměstnancům k podpisu.

🔍 K čemu slouží

Funkce elektronického podepisování slouží k efektivnímu sběru podpisů nad interními dokumenty bez nutnosti tisknout nebo skenovat soubory. Celý proces probíhá online – od vytvoření šablony až po schválení podepsaného dokumentu.

🧾 Jak podepisování funguje

  1. Vytvoříte šablonu dokumentu, do které vložíte klíčky pro podpis

  2. Vygenerujete dokument

  3. Zaměstnanec obdrží notifikaci a podepíše dokument přímo ve Speyblu

  4. Po podpisu je dokument označen jako podepsaný a kompetentní osoba obdrží upozornění

🖊️ Způsoby podepisování

✏️ Prostý elektronický podpis (uvnitř aplikace)

  • Zaměstnanec dokument podepíše kliknutím na tlačítko „Podepsat"

  • Podpis je uložen jako časová značka s identitou uživatele

  • Je právně uznatelný pro většinu interních dokumentů (potvrzení, souhlasy, interní směrnice)

📄 Podepisování certifikátem

  • Dokument je podepsán kvalifikovaným certifikátem – např. zaměstnavatelem nebo jinou oprávněnou osobou

  • Využívá se především u pracovních smluv nebo právně závazných dokumentů

  • Vyžaduje nastavení podpisového certifikátu v systému

🔗 Podepisování přes externí službu (Signi, DigiSign apod.)

  • Dokument se odešle do služby Signi nebo DigiSign, odsud je odeslán k podpisu oběma stranám

  • Při generování zvolíte, zda se dokumenty odešlou hned (jednou obálkou nebo každý zvlášť), nebo později; koncepty se neodesílají

  • Po dokončení se podepsaný dokument automaticky vrátí zpět do Speyblu

💽 Jak připravit šablonu pro elektronické podepisování

Do dokumentu je potřeba vložit klíčky, které určí, kdo má dokument podepsat. Seznam dostupných klíčků najdete na detailu šablony. K dispozici jsou klíčky pro podpis zaměstnance i zodpovědné osoby za společnost.

🖋️ Nastavení elektronického podpisu

Aby mohl uživatel dokumenty podepisovat, musí mít ve svém profilu nastaven podpis. Možnosti: nahrát obrázek podpisu, nakreslit podpis ručně pomocí myši nebo touchpadu, nebo použít textový podpis.

Podpis přes služby Signi a DigiSign není nastavení v profilu — jde o externí podpisové služby, do kterých HR odesílá konkrétní dokument; zaměstnanec pak podepisuje v prostředí dané služby.

Zaměstnanci si podpis nastavují v sekci Moje nastavení (avatar v pravém horním rohu aplikace).

📤 Odeslání k podpisu přes Signi nebo DigiSign

Externí službu zvolíte u šablony v Dokumenty → Šablony → detail šablony → „Upravit šablonu“ → sekce „Podpisy“ → „Externí služba pro podpisy“.

Kdy se dokument odešle, určíte při generování:

  • Na detailu zaměstnance v okně „Vygenerovat dokument ze šablony“ v části „Odeslání k podpisu“: „Jedna obálka pro všechny dokumenty“ (výchozí), „Každý dokument zvlášť“ nebo „Zatím neodesílat“

  • Při hromadném generování ze šablony přepínačem „Odeslat k podpisu“ u každého zaměstnance

Koncepty se k podpisu neodesílají. Dokumenty, které zatím odeslány nebyly, odešlete později:

  • ze seznamu souborů zaměstnance tlačítkem „Odeslat obálku do Signi“ nebo „Odeslat obálku do DigiSign“

  • z karty „Dokumenty“ na detailu šablony hromadnou akcí „Odeslat k podpisu“

  • z detailu dokumentu tlačítkem „Odeslat obálku do …“

Pokud mezi odesílanými dokumenty je koncept, nejdřív se publikuje.

Stav obálky vidíte na detailu šablony ve sloupci „Stav“ („Neodesláno“, „Odesláno do …“, „Podepsáno v …“) a na detailu dokumentu v sekci „Externí podpis“.

👤 Podpis zodpovědné osoby

Podpis zodpovědné osoby se nastavuje v sekci Nastavení → Dokumenty a používá se při podepisování dokumentů jménem společnosti. Dále existuje podpis firmy (Základní nastavení firmy → Podpis) a podpis pobočky.

U šablony lze zapnout „Automaticky podepsat dokument zodpovědnou osobou“ (Dokumenty → Šablony → detail šablony → „Upravit šablonu“ → sekce „Podpisy“). Pokud šablona používá externí službu pro podpis, dokument se podepisuje v ní a automatický podpis zodpovědnou osobou se nepoužije.

📌 Kde dokument podepsat

Zaměstnanec může dokument podepsat dvěma způsoby:

  1. Z notifikace na nástěnce – kliknutím je přesměrován na detail dokumentu

  2. Z přehledu dokumentů ve svém profilu – nepodepsané dokumenty jsou označeny červenou ikonou podpisu

Po úspěšném podpisu je dokument označen jako podepsaný a odpovědné osobě přijde oznámení.

📁 Archivace podepsaných dokumentů

  • Podepsané dokumenty jsou automaticky uloženy v sekci Soubory a výplatní pásky u zaměstnance

  • Je možné je kdykoli zobrazit, stáhnout nebo znovu podepsat

  • Podepsané verze jsou chráněny proti úpravám

  • Historie podpisu je zaznamenána a dohledatelná

💡 Tipy

  • Využijte prostý podpis pro interní dokumenty, které nevyžadují formální certifikaci

  • U pracovních smluv doporučujeme využít Signi, DigiSign nebo certifikát

  • Podepisování přes Signi nebo DigiSign je vhodné i pro nástupy, kdy zaměstnanec ještě nemá přístup do Speyblu