Frequently Asked Questions (FAQ)

After being invited to the system, you will receive an email with a link to Settings your password. Once Settings it, you can log in at app.speybl.com.

Pokud chcete vytvořit firemní účet, stačí se do aplikace zaregistrovat například skrze tlačítko „Vyzkoušet“ na domovské stránce www.speybl.com.

Během registrace vidíte vedle formuláře náhled „Váš Speybl“ — postupně se do něj doplní vaše jméno a pozice, název a logo firmy a moduly, které si vyberete. Logo se dohledá automaticky z webu na doméně vašeho firemního e-mailu (u veřejných e-mailových schránek se nedohledává). Jako první uživatel budete správcem účtu.

On the login page, click "Forgot your password?" and enter your email. You will receive a link to Settings a new password.

Yes, Speybl has a responsive web version and a mobile app for iOS and Android.

🔍 Dostupné jazyky

Speybl je dostupný v češtině, slovenštině, angličtině, polštině, ukrajinštině a vietnamštině. V nastaveném jazyce se zobrazuje rozhraní aplikace, chodí v něm e-maily a generují se v něm PDF dokumenty.

🧭 Jak změnit svůj jazyk

V levém menu otevřete Můj profil a v nastavení jazyka vyberte požadovaný jazyk.

👤 Jazyk nového zaměstnance

Při zakládání zaměstnance lze vybrat jeho jazyk. Výchozí je jazyk firmy. V tomto jazyce zaměstnanci odchází pozvánka i notifikace a odkaz z pozvánky nebo ze vstupního dotazníku otevře aplikaci ve správném jazyce. Jazyk lze později změnit.

💡 Dobré vědět

Vlastní popisky, názvy a texty souhlasů, které si firma zadala sama, se nepřekládají — zůstávají tak, jak byly zadány.

Nápověda se zobrazuje v jazyce, který máte nastavený. Pokud článek nápovědy ve vašem jazyce zatím není, zobrazí se v angličtině — při nastavené slovenštině v češtině.

V polštině se modul Majetek jmenuje „Wyposażenie“.

Firemní směrnice najdete v modulu „Interní dokumenty“, který je dostupný hned z nástěnky. Vaše osobní dokumenty jsou ve vaší kartě zaměstnance na záložce Soubory.

A checklist is a list of tasks (e.g. when starting or changing positions) that HR or your manager assigns to you. The tasks need to be completed sequentially.

The document will arrive to you via notification, you open it in the application and sign it electronically - either directly or using an integrated service such as Signi, DigiSign, etc.

Yes, Speybl supports Integrations with calendars (Outlook, Google), Slack, MS Teams and other tools. Activation is performed by the administrator.

Of course, we will be happy to help you import existing data into our tool, whether it was created in MS Excel or other systems.

Yes, our application allows integration with other external applications and tools to connect the necessary data and processes. We can connect our application to accounting software, ERP systems, attendance systems and many others.

For these purposes, we are happy to allow you to try out the demo mode of our application. Simply visit our website and click on the "Try" button, which you will find at the top of the website in the menu.

Pozor na dva různé pojmy. Demo režim je režim s ukázkovými daty — nemá časový limit a vypnete jej ručně (fialový banner v aplikaci); při vypnutí se ukázková data odstraní. Zkušební období předplatného trvá 30 dní; po jeho skončení přejdete na placený plán (po vypršení následuje 7denní ochranná lhůta).

Of course, we are here for you and will be happy to help you with the initial setup of the application. On our website you will find detailed documentation that contains instructions, tips and procedures for navigating the application, its effective use and the use of individual functions. This documentation will provide you with clear instructions and practical advice that will allow you to quickly and easily master the application and use its full potential.

If you still need help, we will be happy to answer all your questions via phone or email. If you are a larger company and have specific requirements, we recommend arranging a video call or personal meeting with us.

2FA probíhá přes autentizační aplikaci (TOTP, např. Google Authenticator). Aktivujete si ho ve svém profilu; firma může 2FA vynutit pro všechny (Nastavení / Zabezpečení). Volitelně lze ověření na zařízení zapamatovat na určený počet dní. Pokud ztratíte přístup k autentizační aplikaci, správce vám může 2FA deaktivovat (Nastavení / Uživatelé a role) a nastavíte si jej znovu.

Zůstatky vidíte v modulu Docházka u svých žádostí; řídí se fondy absencí ve vaší směrnici (Nastavení / Docházka / Pravidla pro docházku). Nevyčerpaný zůstatek se dle nastavení firmy může převést do dalšího roku — převedená část má expiraci (výchozí 31. 3.) a čerpá se přednostně. Podrobněji na stránce Převod docházky a zůstatků absencí do dalšího období.

Ano. Po aktivaci příslušné integrace (Nastavení / Integrace) se na přihlašovací stránce zobrazí tlačítka Google, Microsoft a Apple. Firma může jednotné přihlášení i vynutit (Nastavení / Zabezpečení — Obecné nastavení SSO, včetně výjimek pro konkrétní uživatele).

Speybl AI je AI asistent v beta verzi — dostupný zatím vybraným klientům a pouze správcům systému. Otevírá se plovoucím tlačítkem v aplikaci; umí odpovídat na dotazy nad vašimi daty a pomáhat s akcemi v aplikaci (navržené akce vždy potvrzujete). Využití se řídí limity dle tarifu. Funkce se v rámci beta programu průběžně vyvíjejí.

Aplikace vás z bezpečnostních důvodů automaticky odhlásí po určité době nečinnosti. Dobu nastaví administrátor v Nastavení → Zabezpečení → „Automatické odhlašování“.

V mobilní aplikaci Speybl (iOS/Android) spustíte a ukončíte docházku tlačítkem stopek stejně jako ve webové aplikaci, podáváte žádosti o absence a dostáváte push notifikace.

Roli Účetní lze dát přístup k Reportu pro účetní (modul Zaměstnanci) a k docházkovým exportům. Docházkové listy exportujete do XLSX, CSV a PDF i ve formátech pro mzdové systémy PAMICA a Premier; agregovaný export obsahuje mzdy, bonusy, benefity i vlastní pole evidovaná u mezd — jeho sloupce nastavíte v Nastavení → Zobrazení → „Nastavení agregovaného exportu“. Podrobněji na stránkách Report pro účetní a Docházkové listy.

Zaměstnanec potvrdí svou docházku za uplynulý měsíc tím, že na svém docházkovém listu klikne na „Zamknout a odeslat ke schválení“ — zamčený list už nelze měnit a sám si ho neodemkne. O potvrzení Speybl žádá automaticky na začátku měsíce; HR může výzvu poslat i ručně tlačítkem „Vyžádat schválení“ v Docházka → Docházkové listy → detail měsíce. Potvrzený list pak schvalují úrovně nastavené v Nastavení → Docházka → „Schvalovací proces docházky“. Podrobněji na stránce Docházkové listy.

Při ukončení pracovního poměru se automaticky zruší budoucí absence zaměstnance. Zaměstnanec se archivuje (Archiv v modulu Zaměstnanci) — data zůstávají dostupná pro zpětné doložení. Trvalé smazání je samostatná akce správce.

Nabízíme předplatné Standard, Premium a Enterprise. Standard pokrývá základní HR agendu (zaměstnanci, docházka, dokumenty, formuláře a další), Premium přidává pokročilé funkce — hodnocení, generování dokumentů, elektronické podpisy, školení, integrace a Speybl AI Lite. Enterprise je individuální nabídka s onboardingem na míru.

Podrobnější informace a aktuální ceník jednotlivých možností předplatného naleznete na webových stránkách speybl.com.

Během zkušebního období změníte plán přímo v Nastavení / Předplatné. Po jeho skončení změnu vyřídíte přes zákaznický portál plateb (tlačítko Správa plateb), případně nás kontaktujte — rádi připravíme i individuální plán na míru.

Yes, it is possible to arrange an individual plan with us that will accurately reflect the needs of your company. For more information, please contact us at sales@speybl.com

Ano — pro startupy nabízíme slevu až 50 %. Status startupu posuzujeme individuálně. Pro více informací nám napište na hello@speybl.com.

The contract is concluded automatically by using the application.

Platí se platební kartou přes zabezpečenou platební bránu Stripe; fakturace probíhá měsíčně, nebo ročně podle vaší volby. U vyšších a individuálních plánů je možná platba fakturou — stačí nás kontaktovat.

In the "Employees" module, click the "+ Add" button. You can enter manually or use bulk import using a template.

Přejděte do modulu „Nábory“, zvolte „+“ a vyplňte potřebné údaje. Kandidáty sbíráte přes napojení na StartupJobs nebo sběrný ATS e-mail; obsah inzerátu vám pomůže vygenerovat AI.

Postup

1. Na detailu zaměstnance otevřete kartu „Soubory a výplatní pásky“ a otevřete okno „Vygenerovat dokument ze šablony“

2. Vyberte šablonu a doplňte údaje v části „Údaje do dokumentů“

3. U šablony s externí službou pro podpis zvolte v části „Odeslání k podpisu“, zda se dokumenty odešlou jednou obálkou, každý zvlášť, nebo zatím ne

4. Klikněte na „Vygenerovat“

Pokud jste zvolili „Zatím neodesílat“, odešlete dokument později z detailu dokumentu tlačítkem „Odeslat obálku do …“ nebo ze seznamu souborů zaměstnance.

Způsoby podpisu

• Ruční podpis — dokument si zaměstnanec stáhne, podepíše fyzicky a nahraje zpět

• Signi — elektronický podpis přes službu Signi; po podpisu se dokument automaticky vrátí zpět do Speyblu

• DigiSign — elektronický podpis přes službu DigiSign

Podmínky pro elektronický podpis

Aby byla možnost elektronického podpisu dostupná, musí být na šabloně povoleno podepisování přes externí službu. Toto nastavení najdete na detailu šablony v okně „Upravit šablonu“, v sekci „Podpisy“.

Tip

Pokud chcete odeslat dokument k podpisu na osobní e-mail zaměstnance (např. před nástupem), vyplňte osobní e-mail v profilu zaměstnance před odesláním.

In the "Forms" module, you can create a new form, select question types, and send it to employees as a request to complete.

Checklisty připravíte jako šablony (nástup, výstup, změna pozice…) a při dané události je zaměstnanci jedním klikem přiřadíte. Termíny úkolů se poté dopočítají automaticky podle data nástupu (den začátku, konec týdne, konec měsíce…).

The security of your data is a priority for us. Speybl uses modern security measures:

• Data encryption — all communication between your browser and the server takes place over an encrypted connection (HTTPS/TLS)

• Authentication and authorization — each user has precisely defined permissions; access to other employees' data is controlled by roles

• Backup — data is regularly backed up to cloud storage in case of technical failure

• GDPR — Speybl processes personal data in accordance with the GDPR; for details, see the article What are you doing to Security our personal data in accordance with the GDPR?

If you have specific questions about security or need documentation for an internal audit, please contact us at support@speybl.com .

Speybl processes employee personal data in accordance with the GDPR (EU) 2016/679. Below are the specific technical and procedural measures implemented in the application.

Data transmission encryption

All communication between the browser and the server is done exclusively via HTTPS (TLS). Unencrypted connections are not supported.

Data access control

Each user has access only to data corresponding to their role. An employee can only see their own profile. A team leader can only see their team. HR managers and administrators have the scope of access defined by role permissions. Role Settings and permissions are managed by the organization administrator in Settings → Users and Roles.

Anonymization in forms

Forms support anonymous mode — responses are not linked to the respondent's identity and cannot be traced back to a specific person. Anonymity cannot be changed after the Forms is created.

Data backup

Data is backed up regularly. In the event of a technical failure, restoration from a backup is possible.

Processing agreement

Inove, as a data processor, concludes a data processing agreement (DPA) with customers in accordance with Article 28 of the GDPR. The agreement is part of the contractual documentation during onboarding.

Contact

Please direct any questions regarding the processing of personal data or requests for data deletion to support@speybl.com .

Přehled docházky týmu

Docházku svého týmu najdete v menu Docházka. Jako team leader vidíte pouze zaměstnance, kteří jsou ve vašem týmu.

Co tam uvidíte

• Přehled docházkových listů za jednotlivé měsíce

• Stav schvalování každého listu — sloupce „Průchod“ a „Stav“; listy, které čekají na vás, mají značku „Čeká na tebe“

• Denní záznamy — příchody, odchody, absence

Schválení docházky

Listy, které čekají na vaše schválení, najdete filtrem „Stav schvalování“ → „Čeká na mě“. V detailu listu je karta „Schvalování docházky“ s osou úrovní schválení. Když jste na řadě, list tlačítkem „Schválit“ posunete dál, nebo ho tlačítkem „Vrátit k opravě“ vrátíte zaměstnanci s důvodem.

Duální zobrazení Docházka / Směny

Pokud vaše firma používá Plánování směn, můžete v Ganttově diagramu zapnout zobrazení obou datových zdrojů vedle sebe. Nastavení pořadí řádků je oddělené pro pohled Docházka a pohled Plánování směn — každý pohled si pamatuje vlastní konfiguraci.

Přijde vám notifikace. Na nástěnce máte hned přehled o žádostech, které čekají na schválení.

Docházkové listy, které čekají na vaše schválení, uvidíte na nástěnce jako položku „Docházkové listy čekají na vaše schválení …“. Tlačítko „Otevřít seznam“ vás přenese do Docházka → Docházkové listy s filtrem „Čeká na mě“. V detailu listu pak v kartě „Schvalování docházky“ list schválíte, nebo ho tlačítkem „Vrátit k opravě“ vrátíte zaměstnanci s důvodem.

Yes, if you have the appropriate permissions, you can run an evaluation form or participate in a 360° evaluation in the "Development and Evaluation" module.

In the menu, go to the item "Checklists - Overview". Here, press "+" and select the appropriate template you want to activate.

Ve své kartě zaměstnance najdete záložku Soubory — zde jsou všechny dokumenty vygenerované nebo nahrané k vašemu profilu (pracovní smlouvy, dodatky, potvrzení a další).

Jako HR admin nebo manažer najdete dokumenty na dvou místech:

• Detail zaměstnance → záložka Soubory — dokumenty konkrétního zaměstnance

• Modul Dokumenty — přehled všech dokumentů v organizaci, seřazených do složek

Složky si lze libovolně pojmenovat a organizovat. U každé šablony lze nastavit výchozí složku, do které se vygenerované dokumenty automaticky ukládají.

Žádost přes nástěnku

1. Na nástěnce najděte kartu Vaše žádosti

2. Klikněte na tlačítko +

3. Vyberte typ nepřítomnosti (dovolená, sick day, jiný typ)

4. Zadejte datum od–do

5. Potvrďte odeslání

Žádost se automaticky odešle ke schválení vašemu nadřízenému.

Žádost přes modul Docházka

Žádost lze podat také přímo v modulu Docházka — zde najdete přehled všech svých žádostí, jejich stav (Nový / Schváleno / Zamítnuto) a zůstatky dovolené.

Tip

Pokud vám systém žádost neumožní podat (zobrazí chybovou hlášku), může být důvodem překryv se státním svátkem nebo překročení nároku. Obraťte se na svého HR administrátora.

The invitation will come to you as a Notifications. Open the form in the "Forms" menu or directly from your bulletin board, where a yellow bar will be lit.

Dashboard

Upcoming Training, Tests , or other deadlines are displayed on the noticeboard as notifications — usually as yellow information boxes at the top of the screen.

Deadline Tracking

A more detailed overview of all appointments (OHS, driver Training , medical examinations, and more) can be found in the Appointment Tracking module. It is displayed here:

• Term name and validity/expiration date

• How many days left until expiration?

• Status (valid, nearing expiration, expired)

Notifications

Speybl will notify you by email or in-app notification when a deadline is approaching. The frequency and type of notifications are set by your HR administrator.

A yellow Notifications will appear on your board. Clicking it will take you to the challenge or task that awaits you.