Speybl spravuje zůstatky absencí (např. dovolené) přes fondy absencí a umožňuje jejich převod do dalšího období. Nejčastěji se tato funkce využívá při přechodu mezi kalendářními roky.

📊 Fondy absencí a výpočet zůstatku

Zaměstnanci se přes přiřazení směrnice k pozici přidávají fondy absencí (akce „Přidat fond“, volba typu fondu — např. dovolená). Zůstatek fondu se počítá podle vzorce:

nárok + korekce + převod z minulého období − čerpáno − plánováno

U zaměstnance s více pozicemi se zůstatky vedou odděleně pro každou pozici.

✏️ Korekce zůstatku

K fondu lze přidat korekci (± hodiny) s důvodem a platností — slouží pro individuální úpravy nároku konkrétního zaměstnance.

🤖 Automatizační pravidla

Nárok lze automaticky krátit nebo navyšovat podle nastavených prahů (např. dle odpracované docházky). Běhy automatizačních pravidel se zaznamenávají do logu, takže je zpětně dohledatelné, kdy a proč se nárok změnil.

⚖️ Poměrné krácení dle úvazku

Při zapnutém nastavení „Poměrový výpočet směrnic“ (Nastavení → Docházka) se nárok krátí poměrem týdenních hodin pozice vůči výchozímu fondu 40 hodin/týden.

⚙️ Nastavení převodu

Převod se nastavuje u směrnice (Nastavení → Docházka → Pravidla pro docházku):

  • „Povolit převod do dalšího období“

  • maximální počet hodin, které lze převést

👀 Kontrola a provedení převodu

Uživatelům s právem schvalovat docházku se na nástěnce zobrazí banner „Převedení zůstatků dovolené do nového roku“ s tlačítkem „Zkontrolovat“. V kontrolním formuláři vidíte převáděné hodiny u každého zaměstnance, můžete individuálně upravit datum převodu a „Max. k převedení“ a převod dokončíte tlačítkem „Potvrdit a převést“. Banner se zobrazuje až do provedení převodu.

⏳ Expirace převedené dovolené

Volitelně lze zapnout „Aktivovat expiraci převedené dovolené“ a zadat datum expirace (výchozí 31. 3.). Převedená dovolená se čerpá jako první; k datu expirace propadne pouze nevyčerpaný zbytek převodu a zaměstnanec dostane notifikaci. V přehledu docházky je u zůstatku vidět „Převedeno z loňska“ a „Expiruje“.

🔗 Převedená část a podmínky čerpání

  • Ve směrnici můžete u jiného typu docházky zapnout „Povolit čerpání až po vyčerpání jiného typu docházky“ s přepínačem „Týká se pouze převedené části docházky z minulého období“. Daný typ pak půjde čerpat až po vyčerpání převedené části nadřazeného typu. Pravidla lze kombinovat, například pro pořadí převedená dovolená → rekondiční volno → dovolená.

  • Hodiny převedené z minulého období lze čerpat i tehdy, když má fond nastavenou podmínku „Povolit čerpání až po dosažení limitu“ podle odpracovaných hodin a ta ještě není splněná.

  • Podrobně podmínky čerpání popisuje stránka Nastavení docházky.

✅ Promítnutí změn

Po potvrzení převodu se změny okamžitě projeví v systému — v aktualizovaném zůstatku dovolené a v přehledu absencí pro nové období. Díky kontrolnímu formuláři máte převod plně pod kontrolou včetně individuálních úprav.