Proces generování dokumentů
Proces generování dokumentů z již připravených šablon je velice jednoduchý. Stačí si zvolit šablonu s dokumentem, který chceme nechat vygenerovat a použít jeden ze způsobu generování dokumentů.
Způsoby generování dokumentů
1. Prvním způsobem generování dokumentů, je vygenerovat dokument na detailu vybraného zaměstnance.
V seznamu zaměstnanců, ktery naleznete v sekci "Přehled" na kartě "Zaměstnanci" v menu aplikace, vyberte požadovaného zaměstnance a přejděte na jeho detail.
Na detailu zaměstnance přejděte na kartu "Soubory a výplatní pásky" a v dlaždici "Soubory" si můžete zvolit, zda chcete zaměstnanci nahrát některý ze souborů z uložiště Vašeho zařízení nebo využít některou z předem připravených šablon obsahující dokument, kterou jste si připravili již dříve. Na výběr šablony se dostanete po kliknutí na tlačítko "+", kde následně můžete z dostupných možností vybrat požadovanou šablonu s dokumentem. Následně je ještě provedena kontrola údajů zaměstnance, které jsou pro proces generování dokumentu vyžadovány v případě, že jsou v něm použity zástupné znaky, které má aplikace automaticky pro vybraného zaměstnance do generovaného dokumentu dosadit. V případě absence některých požadovaných údajů Vám aplikace tyto chybějící údaje sama identifikuje. Následně je potřeba tyto údaje u zaměstnance doplnit a znovu provést kontrolu dokumentu. Jakmile kontrola proběhne v pořádku, aplikace má všechny potřebné informace k automatickému vygenerování požadovaného dokumentu.
Jakmile je dokument zaměstnanci přiřazen, můžete si dále na detailu vygenerovaného souboru zvolit, zda chcete vyžádat elektronický podpis zaměstnance, případně si můžete dokument stáhnout ve zvoleném formátu do uložiště svého zařízení.
2. Druhým způsobem jak vygenerovat dokument vybranému zaměstnanci, je v sekci "Dokumenty, kterou naleznete v kartě "Nastavení" v menu aplikace, přejít na detail jedné z již připravených šablon dokumentů a v dlaždici „Dokumenty“ kliknout na tlačítko „+“.
Kontrola a automatické generování
Následně již jen stačí vybrat ze seznamu zaměstnanců toho, kterému chceme dokument přiřadit a spustit proces kontroly kliknutím na tlačítko „Zkontrolovat“. Aplikace za Vás zkontroluje, zda pro vybraného zaměstnance evidujete všechny potřebné informace, které jste se rozhodli si nechat automaticky vygenerovat pomocí zástupných znaků (klíčků). Pokud některý z požadovaných údajů chybí, aplikace Vám přesně řekne, která data je potřeba u zaměstnance doplnit, aby mohl být dokument korektně vygenerován. V případě, že aplikace žádnou chybu nenajde, nabídne Vám ještě možnost vyžádat si od zaměstnance elektronický podpis a následně můžete dokument vygenerovat.
Zaměstnanci a generované dokumenty
Jakmile je dokument vygenerován, automaticky se danému zaměstnanci přiřadí. Zaměstnanec nalezne tento dokument na svém profilu mezi svými osobními soubory. V případě, že byl vyžádán podpis, může zde zaměstnanec dokument podepsat. Pokud podpis dokumentu vyžádán nebyl, zaměstnanec si může vygenerovaný dokument zobrazit, případně si jej stáhnout ve formátu PDF do uložiště svého zařízení.
TIP: Své dokumenty nemusíte generovat pouze jednotlivě, pro každého zaměstnance zvlášť. Pokud potřebujete vygenerovat daný dokument pro více zaměstnanců současně, můžete při generování dokumentu vybrat a označit více zaměstnanců současně a vygenerovat tak dokument pro všechny jedním kliknutím. Díky této funkcionalitě můžete ušetřit Váš čas.