Co je Kiosk režim a jak ho můžete využít
Jedná se o jednoduché, samostatné prostředí naší aplikace Speybl, které je záměrně omezeno pouze na jedinou funkci – zaznamenávání příchodů a odchodů zaměstnanců do práce. Režim byl vyvinut tak, aby měl velice jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní a bylo tak pro zaměstnance rychlé a efektivní jej využívat v praxi.
Do režimu je možné vstoupit přímo z přihlašovací stránky aplikace Speybl. Odkaz na přepnutí do tohoto režimu naleznete úplně dole v patičce přihlašovací stránky.
Názorný příklad použití Kiosk režimu v praxi
V praxi by měl být režim trvale spuštěn na vybraném zařízení (např. tabletu), který je umístěn v blízkosti vstupu zaměstnanců na pracoviště. Každý zaměstnanec, který přichází do práce se do systému přihlásí pomocí svého osobního čísla, které je mu automaticky vygenerováno a přiřazeno. Osobní číslo je v rámci společnosti vždy unikátní a každý příchod zaměstnance je tak vždy přiřazen konkrétnímu zaměstnanci.
Evidence docházky probíhá v reálném čase a kompetentní osoba má tak možnost průběžně sledovat jednotlivé příchody a odchody zaměstnanců ve svém uživatelském účtu aplikace Speybl.
Jak probíhá proces zaznamenání docházky do systému
Zaměstnanec se po zadání svého osobního čísla, na vybraném zařízení, dostane do prostředí svého uživatelského účtu v Kiosk režimu. Po přihlášení vidí pouze své jméno a stopky docházky daného dne. V prostředí režimu má k dispozici pouze 3 základní tlačítka, kterými může zaznamenat tyto operace – příchod do práce, pauza na oběd, odchod z práce. Režim je postaven tak, aby byl proces zaznamenávání docházky co nejrychlejší a proto stačí, když se zaměstnanec pouze přihlásí, zvolí požadovanou akci a odchází.
Automatické odhlašování ze zaměstnaneckého účtu v režimu Kiosku
Každý přihlášený zaměstnanec se může pomocí tlačítka „Zpět na přihlášení“, které najde v pravém horním rohu Kiosk režimu, odhlásit ze svého účtu. Toto tlačítko však není nezbytně nutné využívat, jelikož je do režimu implementována funkce automatického odhlašování.
Z důvodu bezpečnosti jsme do Kiosk režimu implementovali funkci automatického odhlašování, která má přihlašovaným uživatelům nejen usnadnit práci s režimem, ale také zabránit případnému zásahu cizí osoby do docházky přihlášeného uživatele.
Jak funguje automatické odhlašování
Ihned po úspěšném přihlášení pomocí osobního čísla zaměstnance, se spustí odpočet automatického odhlášení. Časovač je nastaven na 60 sekund. Aplikace však odhlásí uživatele po 60 sekundách pouze v případě neaktivity, tzv. neprovedení žádné další akce v Kiosk režimu.
Po kliknutí na jedno z tlačítek docházky, se časovač automatického odhlášení automaticky sníží na 5 sekund a zaměstnanec bude po uplynutí této doby automaticky odhlášen.
Toto opatření slouží pro maximální zjednodušení zadávání docházky a zároveň eliminuje riziko zásahu cizí osoby do aktuálně přihlášeného zaměstnaneckého účtu.
Po zadání docházky, tak nemusí zaměstnanec řešit odhlašování, ale pouze odchází a systém se již o odhlášení postará sám. Díky nastavení časovače na 5 sekund je zabráněno, aby člověk, který k zařízení přistoupí jako další mohl provést zásah do docházky předchozího přihlášeného.
Aktivace Kiosk režimu pro svou firmu
Abyste mohli Kiosk režim začít aktivně využívat, je potřeba si nejdříve ve Vašem uživatelském účtu (správce) povolit aktivaci režimu. Povolení aktivace provedete v sekci nastavení → integrace, kde v dlaždici „Režim kiosku“, povolíte v nastavení aktivaci režimu kliknutím na příslušný posuvník.
Dojde k aktivaci režimu a zobrazí se Vám vygenerovaný unikátní kód správce, který slouží pro přihlášení Vaší společnosti do Kiosk režimu.
Co se stane po aktivaci Kiosk režimu
Jakmile aktivujete Kiosk režim ve Vašem uživatelském účtu a zobrazí se Vám přihlašovací kód, dojde automaticky k vygenerování unikátních osobních čísel všem Vašim zaměstnancům, které v daný moment evidujete v aplikaci Speybl.
Kde najde zaměstnanec svůj osobní kód
Každému zaměstnanci je po aktivaci Kiosk režimu vygenerován osobní kód, který je mu automaticky zaslán na jeho e-mailovou adresu.
Zaměstnanec si však může jednoduše kdykoli svůj přihlašovací kód znovu zobrazit ve svém zaměstnaneckém účtu aplikace Speybl. Nalezne jej v sekci „Můj profil“ v kartě Nastavení, kde má možnost si v dlaždici s názvem „Kód pro kiosk režim“ pomocí ikony oka kdykoli svůj osobní kód znovu zobrazit.
Změna osobního kódu zaměstnance
Pokud si zaměstnanec potřebuje z nějakého důvodu svůj osobní kód pro přihlášení do režimu Kiosku změnit (např. má podezření, že jeho osobní kód zná jiný zaměstnanec), stačí si v dlaždici „Kód pro kiosk režim“ požádat o vygenerování nového kódu. Nový kód je mu automaticky vygenerován a zobrazen a může jej ihned začít používat k přihlašování.
Zaměstnanci může rovněž změnit jeho osobní kód kompetentní osoba (nadřízený, HR manažer apod.). Změnu může provést na detailu daného zaměstnance v kartě nastavení v dlaždici „Kód pro kiosk režim“.
Možnost znemožnění zaměstnancům měnit si sami svůj osobní kód
Pokud z nějakého důvodu nechcete, aby si Vaši zaměstnanci mohli svůj osobní kód měnit sami ve svém zaměstnaneckém účtu, můžete jim tuto možnost zakázat. Stačí v nastavení Vašeho účtu přejít do „Zobrazení“ a v sekci „Karty na detailu zaměstnance“ vypnout možnost zobrazování kódu pro kiosk režim.
Zaměstnanci si již nebudou moci svůj osobní kód měnit sami dle vlastního uvážení, ale budou muset požádat kompetentní osobu (nadřízeného, HR manažera apod.), aby jim jejich kód změnil. Tímto můžete mít kontrolu nad změnami kódů jednotlivých zaměstnanců.
Zapnutí Kiosk režimu na vybraném zařízení a přihlášení do firemního účtu
Jakmile máte Kiosk režim aktivní a všichni zaměstnanci mají svůj osobní kód pro přihlašování, můžete na vybraném zařízení zapnout Kiosk režim.
Kiosk režim jednoduše spustíte z přihlašovací stránky aplikace Speybl a následně zadáte Váš aktivační kód, který Vám byl vygenerován po aktivaci Kiosk režimu. Pomocí kódu se přihlásíte do prostředí Vaši firmy, kde se již mohou jednotliví zaměstnanci přihlašovat pomocí svých osobních kódů.
Jednoduchý režim
Režim aktivujete příslušným posuvníkem, který naleznete v nastevení integrace ve Vašem uživatelském účtu. Zvolte si, kolik znaků budou mít osobní kódy, které budou zaměstnanci využívat ke svému přihlašování. Minimální délka osobního kódu je z důvodu bezpečnosti nastavena na 6 znaků. Nakonec si zvolte typy docházky, které budete chtít v prostředí jednoduchého režimu zobrazovat. Výběr uvedených typů docházky, který máte k dispozici je napojen na typy docházky, které máte k dispozici ve svém uživatelském účtu. Můžete tak kromě již přednastavených typů docházky, použít v jednoduchém režimu Kiosku, také Vámi vytvořené typy docházky.
Jednoduchý režim je postaven tak, aby byl proces odbavení zaměstnance u zadávacího zařízení, co nejrychlejší a bez zbytečných prodlev. Zaměstnanci stačí na statické klávesnici zadat svůj osobní kód a zvolit dlaždici s požadovaným typem docházky. Není potřeba řešit žádné přihlašování, potvrzování nebo odhlašování.
TIP: Pokud chcete zvýšit bezpečnost používání Kiosk režimu ve Vaší společnosti, můžete v pravidelných intervalech provést reset stávajících osobních kódů pro všechny zaměstnance. Toto můžete provést jedním kliknutím.
Stačí v sekci Nastavení → Integrace vypnout a znovu zapnout Kiosk režim. Opětovným zapnutím dojde k automatickému vygenerování nových osobních kódů všem zaměstnancům. Nové kódy jsou automaticky ihned odeslány do e-mailových stránek zaměstnanců.