Vytvářejte dokumenty snadno a rychle přímo z předem připravených šablon. Speybl vám umožní nejen automatické doplnění dat, ale také hromadné generování souborů nebo přímé vyžádání elektronického podpisu.
🔍 K čemu slouží
Funkce slouží k rychlé a přesné tvorbě dokumentů, jako jsou smlouvy, dodatky, školení či interní formuláře. Údaje se do dokumentu automaticky doplní podle zvoleného zaměstnance a připravených zástupných znaků.
🛠️ Způsoby generování dokumentů
1. Z detailu zaměstnance
V sekci Zaměstnanci → Přehled vyberte požadovaného uživatele
Přejděte na jeho detail a otevřete kartu Soubory a výplatní pásky
V dlaždici Soubory klikněte na tlačítko „+"
Vyberte jednu z dostupných šablon
Po výběru šablony proběhne kontrola požadovaných údajů. Pokud některé chybí, aplikace vás na to upozorní. Po doplnění můžete dokument vygenerovat, stáhnout nebo vyžádat podpis.
2. Ze šablony dokumentu
V sekci Nastavení → Dokumenty → Šablony dokumentů otevřete požadovanou šablonu
V dlaždici Dokumenty klikněte na „+"
Vyberte zaměstnance a spusťte kontrolu údajů
Aplikace ověří, zda jsou všechny zástupné hodnoty dostupné. Pokud ano, nabídne možnost vygenerování i vyžádání elektronického podpisu.
📁 Přiřazení dokumentu zaměstnanci
Po úspěšném vygenerování se dokument automaticky přiřadí danému zaměstnanci. Ten jej najde ve svém profilu v sekci Soubory — může jej zobrazit, stáhnout (PDF) nebo podepsat.
🚀 Hromadné generování
Při generování ze šablony můžete vybrat více zaměstnanců najednou. Dokument se následně vygeneruje pro všechny označené osoby jedním kliknutím. Funkce je ideální pro roční hodnocení, oznámení nebo školení.
Tvorba konceptu dokumentu
Ještě před finálním vygenerováním dokumentu máte možnost vytvořit tzv. koncept dokumentu. Dokument ve stavu koncept zaměstnanec nevidí — neslouží k oficiálnímu publikování a je určen pro kontrolu, přípravu nebo odložení.
🧪 K čemu slouží koncept
Koncept umožňuje: zkontrolovat správnost obsahu generovaného dokumentu, ověřit vyplnění klíčků a dat, využít dokument jako dočasnou úschovnu, připravit dokumenty s předstihem a publikovat je až ve správný čas.
➕ Jak vytvořit koncept dokumentu
Koncept lze vytvořit při generování dokumentu ze šablony.
📂 Cesta přes šablony
Cesta: Dokumenty → Šablony
Postup:
Vyberte požadovanou šablonu
Spusťte generování dokumentu
Zvolte jednu z možností: Vygenerovat (publikovat) nebo Vygenerovat jako koncept
👤 Cesta přes detail zaměstnance
Koncept lze vytvořit také přímo na detailu konkrétního zaměstnance. Při generování dokumentu máte opět na výběr: Publikovat dokument (ihned viditelný zaměstnanci) nebo Vygenerovat jako koncept (zůstane uložený jako návrh).
⭐ Shrnutí
Koncept dokumentu je ideální volbou, pokud chcete mít dokument připravený předem, potřebujete provést kontrolu obsahu, nechcete, aby zaměstnanec dokument zatím viděl, nebo plánujete dokument publikovat až později.
📦 Sady šablon
Šablony dokumentů lze seskupovat do sad šablon — pojmenovaných skupin, které zpřehledňují orientaci při větším množství šablon. Sada může sdružovat např. všechny nástupní smlouvy, školící dokumenty nebo interní formuláře.
Na detailu zaměstnance pak stačí vybrat celou sadu a všechny dokumenty v ní se vygenerují najednou — jedním kliknutím.
Kde spravovat: Dokumenty → Sady šablon
📂 Výchozí složka pro generování
U každé šablony lze nastavit výchozí složku, do které se vygenerovaný dokument zaměstnanci automaticky uloží. Odpadá ruční třídění po každém generování.
Kde nastavit: detail šablony → pole Výchozí složka