Importujte již existující data zaměstnanců a jejich docházky, do naší aplikace. Pomocí funkce importu dat do aplikace je tento proces jednoduchý, rychlý a efektivní. Využijte některou z předem připravených šablon nebo si jednoduše vytvořte vlastní. Díky možnosti náhledu a možnosti jednoduchého výběru požadovaných údajů Vám usnadníme celý proces importu dat do naší aplikace.
Obecný import
Vzorový soubor pro import a jeho nahrání do aplikace
Pro import vašich již existujících údajů do naší aplikace jsme pro vás připravili vzorový Excel, který vám usnadní import dat do naší aplikace.
Pro stažení vzorového souboru přejděte v menu do karty Import → Importy a po kliknutí na tlačítko na vytvoření nového importu (tlačítko s ikonou +) již můžete vidět sekci “Vzorový soubor”, kde naleznete odkaz na soubor “Speybl - import zaměstnanců.xlsx.
Níže v sekci “Soubor” můžete následně tento již vyplněný soubor, importovat do aplikace. Můžete soubor jednoduše “přetáhnout” do vyznačené oblasti nebo po kliknutí na oblast vybrat příslušný soubor z úložiště svého zařízení.
Možnost použití vlastní šablony
Kromě využití naší již předpřipravené šablony pro import, můžete využít i možnosti importu vlastní šablony.
Použití vlastní šablony může být vhodnější v případě, že si potřebujete vydefinovat vlastní sloupečky s daty, které se následně do aplikace naimportují.
Náhled dat před importem
Po přetažení souboru do vyznačené oblasti nebo jeho výběru v úložišti zařízení, se vám ještě před samotným procesem importu zobrazí náhled v podobě tabulky dat, které se budou do aplikace importovat.
Tento náhled slouží pro kontrolu před spuštěním procesu importu. Můžete si tak jednoduše zkontrolovat, zda se importovaná data nahrají do aplikace korektně, tak jak potřebujete.
Podporované formáty souborů pro import
Do aplikace doporučujeme nahrávat soubory ve formátu MS Excel. V tomto formátu je vám rovněž k dispozici naše šablona pro import.
Kromě tohoto formátu je možné importovat do aplikace také soubor ve formátu CSV.
Import výplatních pásek
Náš import výplatních pásek vám umožní hromadně nahrávat výplatní pásky vašim zaměstnancům.
Import výplatních pásek můžete provádět v menu v kartě Import → Import výplatních pásek.
Následně pomocí přetažení souboru / souborů s výplatní páskou do vyznačené oblasti, případně kliknutím a vybráním souboru / souborů, můžete provést jejich import do aplikace.
Automatické přiřazení zaměstnancům
Naše aplikace dokáže automaticky přiřadit jednotlivé nahrávané výplatní pásky jednotlivým zaměstnancům podle jejich jména, na základě názvu souborů.
Aby byla aplikace schopna přiřadit výplatní pásku příslušnému zaměstnanci, musí její název obsahovat jméno a příjmení zaměstnance.
Soubor se tedy může jmenovat např. “Výplatní páska - Karel Novák”. Takto pojmenovaný soubor se automaticky přiřadí zaměstnanci Karlu Novákovi.
Kontrola a potvrzení správného přiřazení výplatních pásek zaměstnancům a co následuje po dokončení importu
Před samotným importem výplatních pásek můžete provést kontrolu, ke kterým zaměstnancům se importované výplatní pásky přiřadí.
V případě, že výplatní páska nemá v názvu jméno, je potřeba k dané výplatní pásce zaměstnance přiřadit ručně (vyberte požadovaného zaměstnance z nabídky, po kliknutí na roletku, která se zobrazí vedle importované výplatní pásky).
Jakmile se výplatní pásky nahrají korektně do systému, jsou automaticky nahrány do uživatelských profilů zaměstnanců. Ti je naleznou v jejich profilu v kartě “Soubory a výplatní pásky” v sekci “Výplatní pásky”.
Zaměstnanci jsou o obdržení své výplatní pásky rovněž informování e-mailem.