Vytvářejte dokumenty snadno a rychle přímo z předem připravených šablon. Speybl vám umožní nejen automatické doplnění dat, ale také hromadné generování souborů nebo přímé vyžádání elektronického podpisu.
🔍 K čemu slouží
Funkce slouží k rychlé a přesné tvorbě dokumentů, jako jsou smlouvy, dodatky, školení či interní formuláře. Údaje se do dokumentu automaticky doplní podle zvoleného zaměstnance a připravených zástupných znaků.
🛠️ Způsoby generování dokumentů
1. Z detailu zaměstnance
V sekci Zaměstnanci → Přehled vyberte požadovaného uživatele
Přejděte na jeho detail a otevřete kartu „Soubory a výplatní pásky“
Klikněte na tlačítko pro generování dokumentu — otevře se okno „Vygenerovat dokument ze šablony“
Vyberte jednu nebo více dostupných šablon
Okno má dvě části:
„Údaje do dokumentů“ — proběhne kontrola požadovaných údajů. Pokud některé chybí, aplikace vás na to upozorní a údaje doplníte přímo zde.
„Vydání dokumentů“ — přepínačem „Vygenerovat jako koncept“ určíte, že dokument vznikne jako koncept a zaměstnanec ho neuvidí, dokud ho nepublikujete. Pokud vybraná šablona používá externí službu pro podpis (Signi nebo DigiSign), zvolíte v části „Odeslání k podpisu“, jak se dokumenty odešlou:
„Jedna obálka pro všechny dokumenty“ (výchozí) — všechny vygenerované dokumenty odejdou zaměstnanci k podpisu společně
„Každý dokument zvlášť“ — každý dokument odejde ve vlastní obálce
„Zatím neodesílat“ — dokumenty odešlete později ze seznamu dokumentů zaměstnance
Koncepty se k podpisu neodesílají — odešlete je později. Generování potvrdíte tlačítkem „Vygenerovat“.
2. Ze šablony dokumentu
V sekci Dokumenty → Šablony otevřete požadovanou šablonu
V kartě „Dokumenty“ klikněte na tlačítko pro generování dokumentu
Vyberte zaměstnance a spusťte kontrolu údajů
Aplikace ověří, zda jsou všechny zástupné hodnoty dostupné, a u každého zaměstnance zvolíte, co se má stát (viz Hromadné generování).
📁 Přiřazení dokumentu zaměstnanci
Po úspěšném vygenerování se dokument automaticky přiřadí danému zaměstnanci. Ten jej najde ve svém profilu v sekci Soubory — může jej zobrazit, stáhnout (PDF) nebo podepsat.
🚀 Hromadné generování
Při generování ze šablony můžete vybrat více zaměstnanců najednou. Dokument se následně vygeneruje pro všechny označené osoby jedním kliknutím. Funkce je ideální pro roční hodnocení, oznámení nebo školení.
U každého zaměstnance zvolíte „Vygenerovat“, „Koncept“ nebo „Negenerovat“. Pokud šablona používá externí službu pro podpis, u volby „Vygenerovat“ navíc přepínačem „Odeslat k podpisu“ určíte, zda se dokument rovnou odešle k podpisu. V bloku „Pro všechny“ nastavíte volbu pro všechny vybrané zaměstnance najednou a u jednotlivých ji pak můžete změnit.
📋 Přehled dokumentů šablony
Na detailu šablony v kartě „Dokumenty“ vidíte všechny dokumenty vygenerované z dané šablony. Sloupec „Stav“ ukazuje, zda je dokument „Koncept“ nebo „Vydáno“, a u šablon s externí službou pro podpis také stav obálky: „Neodesláno“, „Odesláno do …“ nebo „Podepsáno v …“.
Po zaškrtnutí vybraných dokumentů můžete hromadně:
„Publikovat koncepty“ — vybrané koncepty se zpřístupní zaměstnancům
„Odeslat k podpisu“ — vybrané dokumenty se odešlou k podpisu přes externí službu; koncepty mezi vybranými se nejdřív publikují
Tvorba konceptu dokumentu
Ještě před finálním vygenerováním dokumentu máte možnost vytvořit tzv. koncept dokumentu. Dokument ve stavu koncept zaměstnanec nevidí — neslouží k oficiálnímu publikování a je určen pro kontrolu, přípravu nebo odložení.
🧪 K čemu slouží koncept
Koncept umožňuje: zkontrolovat správnost obsahu generovaného dokumentu, ověřit vyplnění klíčků a dat, využít dokument jako dočasnou úschovnu, připravit dokumenty s předstihem a publikovat je až ve správný čas.
➕ Jak vytvořit koncept dokumentu
Koncept lze vytvořit při generování dokumentu ze šablony.
📂 Cesta přes šablony
Cesta: Dokumenty → Šablony
Postup:
Vyberte požadovanou šablonu
Spusťte generování dokumentu
U zaměstnance zvolte „Koncept“ (nebo „Vygenerovat“, pokud chcete dokument rovnou vydat)
👤 Cesta přes detail zaměstnance
Koncept lze vytvořit také přímo na detailu konkrétního zaměstnance. V okně „Vygenerovat dokument ze šablony“ zapněte v části „Vydání dokumentů“ přepínač „Vygenerovat jako koncept“. Bez něj se dokument vydá a zaměstnanec ho uvidí hned.
Koncept zveřejníte tlačítkem „Publikovat“ na detailu dokumentu nebo hromadně akcí „Publikovat koncepty“ v kartě „Dokumenty“ na detailu šablony. Koncepty se k podpisu neodesílají; pokud koncept odešlete k podpisu později, nejdřív se publikuje.
⭐ Shrnutí
Koncept dokumentu je ideální volbou, pokud chcete mít dokument připravený předem, potřebujete provést kontrolu obsahu, nechcete, aby zaměstnanec dokument zatím viděl, nebo plánujete dokument publikovat až později.
📦 Sady šablon
Šablony dokumentů lze seskupovat do sad šablon — pojmenovaných skupin, které zpřehledňují orientaci při větším množství šablon. Sada může sdružovat např. všechny nástupní smlouvy, školící dokumenty nebo interní formuláře.
Na detailu zaměstnance pak stačí vybrat celou sadu a všechny dokumenty v ní se vygenerují najednou — jedním kliknutím.
Kde spravovat: Dokumenty → Sady šablon
📄 Detail dokumentu
Po otevření dokumentu vidíte v horní části jeho název, stav a hlavní tlačítko podle situace — například „Publikovat“ u konceptu, „Podepsat“ u dokumentu, který máte podepsat, „Odeslat obálku do …“ u dokumentu, který ještě nebyl odeslán k externímu podpisu, nebo „Stáhnout“.
Další možnosti najdete v nabídce „Další akce“:
„Upravit název“
„Upravit obsah dokumentu“ — jen dokud dokument není vydaný
„Přegenerovat ze šablony“ — přepíše soubor aktuální verzí šablony; dokument se tím znovu k podpisu neodesílá
„Smazat dokument“
Na detailu dále najdete sekce:
„Strany a podpisy“ — kdo dokument podepisuje a v jakém je stavu podpis
„Zobrazení zaměstnancem“ — zda a kdy si zaměstnanec dokument zobrazil; koncept zaměstnanec nevidí, dokud ho nepublikujete
„Externí podpis“ — u dokumentů podepisovaných přes Signi nebo DigiSign stav obálky; dokud obálka čeká na podpisy, můžete ji otevřít volbou „Zobrazit obálku …“
📂 Výchozí složka pro generování
U každé šablony lze nastavit výchozí složku, do které se vygenerovaný dokument zaměstnanci automaticky uloží. Odpadá ruční třídění po každém generování.
Kde nastavit: detail šablony → „Upravit šablonu“ → sekce „Generování“ → pole „Výchozí složka“. Prázdné pole znamená „Soubory (kořenová složka)“.