Vytváření šablon dokumentů
Pro vytváření šablon, které vám umožní následně snadno a rychle generovat předem připravené dokumenty, přejděte do karty "Nastavení" a zvolte záložku "Dokumenty". V této záložce naleznete v horní částí sekci s názvem "Šablony dokumentů".
Po stisknutí tlačítka „+“ začnete vytvářet novou šablonu dokumentu. Samotné vytvoření šablony je velice rychlý a jednoduchý proces, stačí si zvolit název a kód šablony, který slouží jako její jedinečný identifikátor.
Po kliknutí na tlačítko "Uložit" se nově vytvořená šablona automaticky přidá do seznamu Vašich šablon.
Pro další úpravy dané šablony je potřeba přejít na její detail. Ten si zobrazíte po kliknutí na ikonu oka u dané šablony.
Úpravy šablony
Hned v úvodu detailu vybrané šablony můžete kdykoli provést změnu jejích základních údajů. Kromě změny jejího názvu a kódu, které byly vyžadovány již při jejím vytváření, si zde můžete k dané šabloně přidat ještě popisek.
Dále zde můžete vidět dlaždice s přehlednými statistikami konkrétní šablony. Díky tomuto můžete jednoduše vidět počet vygenerovaných dokumentů prostřednictvím šablony, počet podepsaných dokumentů nebo dokumentů, které na podepsání teprve čekají.
Zástupné znaky pro efektivní generování
Do takto připravené šablony můžete následně nahrát soubor, ve kterém můžete, pro zefektivnění pozdějšího generování, použít zástupné znaky (klíčky), které jsme pro Vás připravili.
Seznam těchto znaků naleznete v dlaždici „Jak vygenerovat dokument“ po kliknutí na tlačítko s nápovědou.
Aby aplikace byla schopna na základě vámi připraveného souboru generovat výsledný dokument, musí být dodržen požadovaný formát zástupných znaků.
Příklad použití zástupných znaků
Pro názornost si použití zástupných znaků uvedeme na příkladu. Pokud v souboru někde v textu uvedete např. zástupný znak "${EMPLOYEE_FULLNAME}", nahradí jej aplikace v následném procesu generování dokumentu celým jménem zaměstnance, pro kterého bude dokument generován.
Tímto je Vaše šablona připravena k následnému generování.
Možnost použití vlastních zástupných znaků
V dokumentu můžete rovněž používat vlastní zástupné znaky, které jste v našem slovníčku nenašli. Jediné co je potřeba dodržet, je formát jejich zadávání, aby aplikace rozpoznala, že se jedná o zástupný znak, a nabídla Vám možnost nahradit jej v daném dokumentu vlastním textem.
Pokud si tedy chcete ve své šabloně připravit vkládání vlastního zástupného znaku, stačí si v dokumentu příslušný znak vytvořit a dosadit ho na místo, na kterém jej chcete zobrazit. V zástupném znaku můžete používat diakritiku. V dokumentu to ve výsledku bude vypadat takto: Náhodný text: ${Vlastní klíček}.
Před vygenerováním dokumentu z příslušné šablony, aplikace rozpozná vlastní zástupný znak a zobrazí k vyplnění příslušnou kolonku s názvem „Vlastní klíček“, do které zadáte požadovaný údaj. Po vygenerování dokumentu bude tento údaj vložen na místo, kde byl zástupný znak použit.
Více informací o samotném procesu generování dokumentů naleznete zde.