Formuláře jsou jednou z možností interní komunikace napříč společností a nabízejí široké možnosti využití.
Zaměstnavatel může využívat formuláře na základě jeho specifických potřeb. Může pro své zaměstnance vyhlašovat ankety nebo je využívat pro získávání důležitých dat.
Aby bylo možné pomocí formulářů získávat od zaměstnanců objektivní a relevantní požadovaná data, je součástí funkce k dispozici možnost anonymního režimu, který zachovává absolutní anonymitu vyplněných dotazníků a oni tak mohou své odpovědi uvádět zcela objektivně.
Formuláře si zde můžete libovolně snadno vytvářet a sdílet mezi své zaměstnance ihned nebo je uchovávat pro pozdější použití.
Rovněž můžete předpřipravit formuláře, které zaměstnanci vyplní v případě, že budou potřebovat něco komunikovat v rámci společnosti. Příkladem použití může být například žádost o nové vybavení, potřebné pro vykonávání dané pracovní činnosti. Zaměstnanci tak v sekci s formuláři, naleznou v případě potřeby připravený formulář s žádostí, který jen vyplní a žádost odešlou příslušné kompetentní osobě.
Vlastní otázky u formulářů
Na detailu již vytvořeného vybraného formuláře (detail je k dispozici po prokliku na ikonku oka), můžete v sekci “Otázky” vytvářet pro svůj formulář vlastní otázky.
U vlastních otázek můžete zadávat nejen vlastní název a popis dané otázky, ale také jejich typ. Díky tomu můžete otázku postavit přesně tak, jak potřebujete.
Na výběr máte z několika typů otázky:
- Jedna správná odpověď - nejčastější použití je pro otázky ano/ne.
- Více správných odpovědí - díky tomuto typu můžete dát respondentovi na výběr více možnosti současně
- Krátký text - tento typ otázky je vhodný pro očekávané stručné jednoslovné, případně víceslovné odpovědi.
- Dlouhý text - typ vhodný pro očekávané dlouhé odpovědi, které mohou obsahovat jednu nebo více vět.
Viditelnost formulářů
Na detailu vybraného formuláře je vždy možné nastavit potřebné nastavení viditelnosti.
Viditelnost formuláře pro zaměstnance je možné nastavit v sekci “Základní údaje”, po kliknutí na tlačítko editace (tlačítko s ikonou tužky).
V okně editace je následně možné pomocí posuvníku, nastavit zda je daný formuláře viditelný pro zaměstnance nebo zůstane skrytý pro pozdější využití.
Díky této funkci máte možnost si připravovat formuláře dopředu a zviditelnit je zaměstnancům až v požadovaný okamžik.
Statistika odpovědí
Pro usnadnění vyhodnocování výsledků formulářů, je možné na detailu každého formuláře rovněž v sekci “Statistiky” nalézt statistiku pro jednotlivé otázky formuláře.
Díky tomu je na první pohled jasné, které možnosti u otázek volili zaměstnanci nejčastěji.
Nastavení anonymity formuláře
Další užitečnou funkcí formuláře, kterou naleznete na jeho detailu, je nastavení anonymity v rámci firmy.
Toto nastavení naleznete rovněž v sekci ”Základní údaje” po kliknutí na tlačítko editace. V okně editace, můžete následně anonymitu nastavit výběrem příslušné možnosti u roletky “Anonymní odpovědi”. Pro formulář můžete nastavit - aby byl anonymní, nebyl anonymní nebo nechat rozhodnutí na konkrétním respondentovi daného formuláře.
Je důležité říci, že žádný z uživatelů aplikace nemá přístup k tomu, kdo odpověď odeslal. Tímto opatřením je ošetřeno soukromí respondentů. Formulář, který byl již při vytváření označen jako anonymní, je anonymní již trvale a není možné, ani zpětně, dohledat respondenta konkrétních odpovědí.
Příklady použití formulářů
Z důvodu toho, že nám záleží na bezpečnosti našich uživatelů, rozhodli jsme se do aplikace předpřipravit pro všechny naše uživatele formulář, týkající se možnosti nahlášení případného "Whistleblowingu", tedy nahlášení potenciálního nebezpečného nebo obtěžujícího chování na pracovišti.
Tento již vhodně nastavený formulář naleznete v seznamu formulářů v menu v kartě “Formuláře”.
Formuláře mají samozřejmě dále široké možnosti využití. Je možné je využít například pro získávání zpětné vazby od zaměstnanců, tvorbu dotazníků pro sběr informací nebo pro tvorbu formulářů, které slouží jako žádosti o pracovní pomůcky.
Reakce na odpověď na formulář
Na odpovědi respondentů může zodpovědná osoba reagovat a může jim jednoduše prostřednictvím formulářů odeslat komentář / odpověď zpět.
Komentář / odpověď se zaměstnancům zobrazí v notifikacích v jejich uživatelském účtu, a současně jim je zaslána na jejich e-mailovou adresu.
Zodpovědná osoba si následně může reakci označit jako vyřešenou a má možnost si uložit zaslanou odpověď.
Přílohy u formulářů
V nastavení vybraného formuláře je v sekci “Základní nastavení” také možné nastavit možnost nahrávat přílohy k formuláři. Pro její zapnutí stačí v okně editace, zaškrtnout posuvník “Lze přidat přílohu”.
Díky této možnosti mohou zaměstnanci ke svým slovním odpovědím přikládat také soubory s dalšími daty, které chtějí v rámci daného formuláře dále poskytnout.
Volba konkrétních příjemců formuláře
U formuláře můžete definovat, zda si může respondent sám při odesílání formuláře zvolit konkrétního příjemce, kterému bude formulář odeslán. Toto nastavení rovněž naleznete na detailu formuláře v sekci “Základní nastavení” a následně v okně editace v sekci “Příjemci formuláře” aktivujete možnost, že si respondent může sám vybrat příjemce formuláře a níže vyberete, ze kterých zodpovědných osob si může vybírat.
Díky této funkcionalitě se může každý respondent rozhodnout, zda chce využít možnosti odeslat daný formulář jen vybraným osobám. Pokud se respondent rozhodne možnosti nevyužít a nevybere žádného konkrétního příjemce, bude formulář automaticky odeslán všem osobám, které mají oprávnění k danému formuláři.
Více podrobností o procesu vytváření formulářů a jejich následné používání naleznete v naší dokumentaci v sekci "Hlavní procesy" s názvem "Tvorba formulářů a jejich používání". V této sekci rovněž naleznete podrobnější informace o již zmíněné hrozbě Whistleblowingu, která je na pracovištích stále častější.