Tato funkce poskytuje přehlednou tabulku všech zaměstnanců ve vaší firmě.Přístup k seznamu zaměstnanců má celá firma, ale detaily o jednotlivých zaměstnancích mohou být zobrazeny pouze oprávněným osobám. Tímto zajišťujeme ochranu soukromých informací a zabezpečení dat.
Tato funkce vám umožňuje efektivně spravovat zaměstnance ve vaší firmě a rychle si o nich zobrazovat potřebné informace.
Tabulka zaměstnanců
Filtrování a hledání v tabulce
Přehled zaměstnanců umožňuje pokročilé filtrování podle různých kritérií. Můžete aplikovat více hodnot pro každý parametr filtru, což vám dává možnost detailně specifikovat informace o zaměstnancích, které hledáte.
Nyní je potřeba zmínit některé konkrétní parametry filtru, které nemusí být na první pohled jasné.
Filtrování na základě obecných informacích o zaměstnanci
V nastavení filtru jsou k dispozici obecné parametry, na základě kterých je možné filtrovat zaměstnance v tabulce.
Zaměstnance je možné filtrovat podle týmu, do kterého je zaměstnanec zařazen, dále podle hlavní pobočky, jeho pracovní pozice, typu zaměstnaneckého úvazku nebo pobočky u pracovní pozice.
Rozdíl mezi hlavní pobočkou a pobočkou pracovní pozice
Rozlišení mezi "Hlavní pobočkou" a "Pobočkou pracovní pozice" umožňuje identifikovat, kde zaměstnanec fakticky pracuje a kde je administrativně přiřazen. To je zvláště užitečné pro firmy s více pobočkami nebo sesterskými společnostmi.
Filtrování na základě vlastních štítků
Parametr filtru "Štítky" vám dávají možnost filtrovat v seznamu zaměstnanců podle vlastních značek, které jste si sami vytvořili. Pomocí štítku je možné si označit například brigádníky nebo krátkodobou administrativní výpomoc. Štítky je možné k jednotlivým zaměstnancům vytvářet na jejich detailu kliknutím na ikonu "+" pod jménem zaměstnance.
Filtrování podle soft skills a hard skills
Jednotlivé zaměstnance je možné také filtrovat podle dovedností (soft skills a hard skills), které jste každému zaměstnanci přiřadili při jeho vytváření. V rámci filtru tak můžete jednoduše filtrovat všechny zaměstnance, kteří mají osvojenou požadovanou dovednost.
Filtrování podle statusu
Zde můžete filtrovat zaměstnance ze seznamu pomocí současného stavu, ve kterém se daný zaměstnanec nachází.
Aktivní checklist
Můžete vyselektovat zaměstnance, kteří mají nějaký aktivní checklist.
U jednotlivých zaměstnanců je přímo v seznamu vidět, zda má zaměstnanec aktivní nějaký checklist úkolů, které má provést. Checklisty jsou v seznamu znázorněny modrou tečkou, která se zobrazuje před avatarem konkrétního zaměstnance.
Správu checklistů, které jsou aktuálně přiřazeny pro daného zaměstnance, naleznete na jeho detailu v dlaždici "Checklist zaměstnance". Následně můžete tlačítkem "+" přiřadit zaměstnanci další checklist, pro který jste si již dříve vytvořili šablonu v kartě menu "Checklisty".
Pokud chcete přiřadit Checklist zaměstnanci, který v současnosti žádný přiřazený nemá, stačí přejít do karty menu "Checklisty → Přehled" a následně pomocí tlačítka "+" vytvořit přiřazení požadovaného checklistu vybranému zaměstnanci.
Žádost o schválení údajů
Dále můžete podle statusu filtrovat zaměstnance, kteří mají v současnosti podanou žádost o schválení změny svých údajů.
Blížící se konec zkušební doby
V neposlední řadě si můžete jedním kliknutím zobrazit všechny zaměstnance, kterým se aktuálně blíží konec zkušební doby a je tak potřeba jim věnovat pozornost.
Informace, které můžete vidět v tabulce zaměstnanců
Na první pohled můžete v tabulce zaměstnanců vidět následující informace o nich:
Jméno zaměstnance
Avatar
Profilový obrázek, který se zobrazuje vpravo vedle jména zaměstnance a zaměstnanec si jej může nastavit ve svém zaměstnaneckém profilu)
Status
Barevný puntík, který se zobrazuje vlevo od jména zaměstnance. Puntík je znázorněn pouze v případě, že zaměstnanec má aktuálně přiřazen jeden z již zmíněných statusů (viz. minulá sekce - Filtrování podle statusu). Každý status má pro přehlednost nastavenou vlastní barvu, aby bylo v tabulce na první pohled zřejmé, který zaměstnanec má v současnosti jaký status.
Kromě již zmíněných informací je možné dále v tabulce vidět u každého zaměstnance další sloupečky s jeho hlavní pobočku, tým ke kterému je přiřazen a typ úvazku.
Tyto další viditelné sloupečky je možné si přizpůsobit svým potřebám. Změnu viditelných sloupců lze provádět v Nastavení -> Zobrazení -> Seznam zaměstnanců.
TIP: Při změně názvu viditelných sloupečků, je vždy potřeba si ověřit správnost zadaného názvu sloupečku, aby se daný sloupec v tabulce správně zobrazoval.
Export tabulky
Pro další analýzu nebo zpracování je možné přímo v tabulce zaměstnanců exportovat seznam všech zaměstnanců do externího souboru ve zvoleném formátu. Tlačítko pro export naleznete vedle vyhledávacího řádku (šipka na šedém pozadí).
Do externího souboru jsou vždy vyexportováni všichni zaměstnanci včetně veškerých informací, které je možné vidět v tabulce zaměstnanců.
Vytvoření zaměstnance
Jednoduché vytvoření vs Kompletní profil
Na přehledu zaměstnance je dále možné zaměstnance rovnou vytvářet. To lze provést kliknutím na tlačítko "+". Při vytváření nového zaměstnance máte možnost si zvolit, zda chcete u zaměstnance prozatím vyplnit pouze nejdůležitější informace a zbytek informací doplnit později nebo chcete rovnou vytvořit kompletní profil zaměstnance s již detailnějšími údaji.
Pokud se rozhodnete vytvořit kompletní profil zaměstnance, stačí aktivovat posuvník "Vytvořit kompletní profil zaměstnance", zvolit si sekce, které chcete u zaměstnance vyplnit (základní údaje, osobní údaje, adresa apod.) a následně zadat požadované informace.
Vyžádání aktualizace údajů
V okně pro rychlé vytvoření zaměstnance najdete dále možnost vyžádat si aktualizaci údajů. Pokud tuto možnost zaškrtnete zobrazí se vám opět výběr sekcí, které budete chtít po zaměstnanci do jeho profilu vyplnit. Kliknutím na tlačítko "Vytvořit" je současně odeslán vstupní dotazník. V případě, kdy zaměstnanec ještě nemá vytvořen vlastní zaměstnanecký přístup, je mu vstupní dotazník odeslán v podobě odkazu do osobního e-mailu.
Definování aktivního přístupu
Z okna pro vytvoření zaměstnance máte rovněž možnost zaškrtnout možnost "aktivní přístup", která automaticky zaměstnanci odešle na uvedený e-mail pozvánku do aplikace, včetně automaticky vygenerovaného hesla, které si může následně v aplikaci kdykoli změnit.
Více informací o tvorbě zaměstnance naleznete v naší dokumentaci.
Další možnosti nastavení tabulky zaměstnanců
Nastavení viditelnosti v tabulce zaměstnanců
Aplikace nabízí další možnosti nastavení viditelnosti zaměstnanců v rámci tabulky. Je možné upravovat, kdo má přístup k zobrazení informací o jiných zaměstnancích, s možnostmi nastavení od úrovně týmu a podřízených až po celou firmu. Toto nastavení je klíčové pro zajištění, že každý uživatel aplikace má přístup pouze k informacím, které jsou pro něj relevantní a má k nim potřebná oprávnění.
Úpravu zobrazení tabulky zaměstnanců lze provádět v kartě Nastavení → Zobrazení v sekci "Tabulka zaměstnanců", kde je možné nastavit v tabulce viditelnost jednotlivých sloupců, zvolit si zobrazení primární pracovní pozice nebo aktivovat možnost, aby zaměstnanci viděli v tabulce i ostatní zaměstnance společnosti.
Omezení přístupu na profil zaměstnance
Je důležité zmínit, že i přesto, že uživatel může vidět někoho v seznamu zaměstnanců, nemusí mít automaticky přístup k jeho celému zaměstnaneckému profilu. To znamená, že i přes možnost vidět jméno a základní informace v tabulce zaměstnanců, může být detail zaměstnance a jeho detailní údaje přístupné pouze uživatelům se specifickým oprávněním.
Oprávnění se řeší na základě pravomocí konkrétní pracovní pozice daného zaměstnance. Jednotlivým zaměstnancům je možné přiřazovat role, které nejlépe reflektují jejich pravomoci v rámci společnosti. Role a oprávnění je možné spravovat v kartě Nastavení → Uživatelé a role.
Více informací o práci s uživateli a rolemi v aplikaci naleznete v naší dokumentaci.
Přizpůsobení zobrazovaných informací
V rámci nastavení je také možné si nastavit, jaké konkrétní informace o zaměstnancích se zobrazují na jejich profilech. Toto nastavení umožňuje zobrazit pouze ty informace, které jsou relevantní a potřebné, a zároveň chrání soukromí a citlivé údaje zaměstnanců. Tímto způsobem je v rámci aplikace zajištěna vyváženost mezi přístupností informací a jejich ochranou.
Přizpůsobení zobrazování informací je rovněž závislé na nastavení oprávnění a rolí. U konkrétní uživatelské role lze dodatečně nastavit, aby byla např. vybraná karta na detailu zaměstnance viditelná pouze uživatelům, kteří mají mít k této konkrétní informaci o zaměstnancích přístup.
Správu jednotlivých karet a jejich zobrazování na detailu zaměstnance lze provádět v kartě Nastavení → Zobrazení v sekci "Karty na detailu zaměstnance".