Proces elektronického podepisování dokumentů
Proces elektronického podepisování dokumentů úzce souvisí s procesy „Tvorba šablony dokumentu“ a „Generování dokumentů“. Z tohoto důvodu doporučujeme si projít oba tyto procesy před dalším pokračováním v seznamování se s funkcí elektronického podepisování. Oba tyto procesy naleznete v naší dokumentaci v sekci hlavních procesů nebo můžete jednoduše kliknout na jejich již zmíněné názvy výše.
U šablony dokumentu, kterou si vytvoříte prostřednictvím naší aplikace, si můžete zvolit, zda chcete, aby byl dokument, který bude následně odesílán některému ze zaměstnanců, určen k elektronickému podepsání.
Jak funguje podepisování pomocí elektronického podpisu
Po úspěšném vygenerování dokumentu vybranému zaměstnanci, který byl vygenerován na základě šablony, u které bylo zvoleno vyžádání elektronického podpisu, je zaměstnanci dokument odeslán k podpisu.
Danému zaměstnanci se ihned po odeslání objeví na jeho osobní nástěnce upozornění, že existuje nepodepsaný dokument, u kterého je vyžadován jeho podpis.
Aby však mohl zaměstnanec tento dokument podepsat je potřeba, aby měl ve svém profilu nastaven vlastní elektronický podpis, který bude následně využíván pro účely podepisování dokumentů.
Jak může zaměstnanec jednoduše nastavit svůj elektronický podpis
Zaměstnanec si může nastavit vlastní elektronický podpis ve svém účtu v sekci aplikace „Moje nastavení“, kterou najde v pravém horním rohu prostředí aplikace (kliknutí na prostor, kde je zobrazen jeho avatar a oslovení).
V osobním nastavení, najde v sekci podpis možnost přidat vlastní elektronický podpis.
Jak může nastavit svůj elektronický podpis nadřízený, či jiná kompetentní osoba (HR manažer, ředitel)
Nadřízený nalezne nastavení svého elektronického podpisu v menu v kartě Nastavení → Dokumenty, kde najde možnost nahrát soubor s podpisem, prostřednictvím kterého následně může podepisovat své dokumenty.
Volba možnosti vložení vlastního elektronického podpisu
Zaměstnanec si může zvolit jednu ze dvou možností nahrání podpisu do aplikace. První možností je nahrání souboru, který již obsahuje jeho podpis, z uložiště svého zařízení.
Druhou možností je vytvoření podpisu přímo v prostředí aplikace pomocí myši nebo touchpadu.
Jakmile je elektronický podpis nastaven, může zaměstnanec jednoduše jedním kliknutím podepisovat libovolné dokumenty snadno a rychle.
Kde je možné dokument podepsat
Nejjednodušší způsob podpisu požadovaného dokumentu je kliknutím na již zmíněné upozornění, které se zaměstnanci zobrazí na jeho nástěnce. Kliknutím na dané upozornění je provedeno přesměrování na detail daného dokumentu, kde si zaměstnanec může celý dokument projít a následně jej jedním kliknutím na tlačítko „Podepsat elektronicky“ podepsat.
Požadovaný dokument však může zaměstnanec vždy najít mezi svými soubory ve svém profilu, kde vidí všechny své dokumenty. U těch z nich, které vyžadují jeho podpis je zobrazena červená ikonka podpisu. Kliknutím na tuto ikonku je zaměstnanec přesměrován na detail daného dokumentu, kde má rovněž k dispozici náhled dokumentu a tlačítko pro podepsání.
Po podepsání dokumentu je dokument označen jako podepsaný a kompetentní osobě (nadřízenému) přijde upozornění, že daný dokument byl podepsán.