Vytváření šablon
Pro rychlé generování předem připravených dokumentů slouží sekce "Šablony dokumentů". Přejděte do karty "Nastavení" a vyberte záložku "Dokumenty". V této části naleznete sekci "Šablony dokumentů".
Nová šablona
Stisknutím tlačítka „+“ můžete vytvořit novou šablonu dokumentu. Proces vytváření je rychlý a jednoduchý. Stačí zvolit název a kód šablony jako její jedinečný identifikátor.
Po uložení se nová šablona automaticky přidá do seznamu šablon. Pro další úpravy přejděte na detail šablony kliknutím na ikonu oka vedle ní.
Úpravy šablony
V detailu šablony můžete kdykoliv změnit základní údaje. Kromě názvu a kódu můžete přidat popisek.
Zde najdete také statistiky šablony, včetně počtu vygenerovaných, podepsaných a čekajících dokumentů.
Zástupné znaky
Pro efektivní generování můžete do šablony nahrát soubor s použitím zástupných znaků. Seznam těchto znaků najdete v „Jak vygenerovat dokument“. Dodržení formátu zástupných znaků je klíčové.
Použití zástupných znaků
Při generování nahradí aplikace zástupné znaky hodnotami z připraveného souboru. Například "${EMPLOYEE_FULLNAME}" bude nahrazeno jménem zaměstnance.
Vlastní zástupné znaky
Můžete používat i vlastní zástupné znaky. Aplikace je rozpozná a nabídne možnost nahradit je v dokumentu vlastním textem.
Generování dokumentů
Šablony umožňují generovat dokumenty. Lze to provádět hromadně pro více dokumentů najednou. U šablony lze nastavit, zda má být dokument podepsán.
Generování dokumentů pro konkrétního zaměstnance můžete provádět na jeho detailu v kartě “Soubory a výplatní pásky” v sekci “Soubory” kliknutím na možnost “Vygenerovat dokument ze šablony” (ikona +).
Možnost hromadného generování dokumentů
V případě, že chcete připravenou šablonu dokumentu vygenerovat pro více zaměstnanců, můžete využít funkce rychlého hromadného generování.
Hromadné generování můžete provést na detailu vybrané šablony dokumentu v sekci “Dokumenty” po kliknutí na “Hromadné generování” (ikona +).
Následně stačí jen vybrat všechny zaměstnance, kterým chcete daný dokument vygenerovat, provést kontrolu všech potřebných údajů u vybraných zaměstnanců, aby bylo možné generování dokumentů korektně provést a nakonec zvolit možnost “Vygenerovat”.
Takto vygenerované dokumenty se automaticky přiřadí vybraným zaměstnancům a ti s nimi mohou dále pracovat.
Využití šablon dokumentů
Tímto můžete řešit různé dokumenty, jako jsou předávací protokoly, mzdové výměry, růžová prohlášení a další.
Více informací o tvorbě šablon dokumentů naleznete zde, v případě že chcete zjistit více o samotném procesu generování dokumentů klikněte zde.