Tato karta vám umožňuje práci s dokumenty přímo v prostředí aplikace Může se jednat o pracovní smlouvy, dohody, předávací protokoly a mnoho dalších dokumentů, které využíváte opakovaně.
Funkce generování dokumentů vám umožní generovat potřebné dokumenty z předem připravených šablon jedním kliknutím.
Dokumenty se generují na základě předem připravených šablon, které si můžete vytvořit v kartě Dokumenty → Šablony, kde je následně můžete rovněž hromadně vygenerovat vybraným zaměstnancům.
Pro vygenerování dokumentu na základě šablony pro konkrétního zaměstnance přejděte na detailu příslušného zaměstnance na kartu “Soubory a výplatní pásky” a v sekci “Soubory” vyberte pomocí tlačítka “+” požadovanou šablonu dokumentu a vygenerujte ji zaměstnanci.
Zástupné znaky pro efektivní generování
Při tvorbě šablon můžete používat zástupné znaky (klíčky), které jsme pro Vás připravili.
Seznam všech dostupných znaků naleznete na detailu vybrané šablony v dlaždici „Jak vygenerovat dokument“ po kliknutí na tlačítko s nápovědou.
Kromě již předpřipravených zástupných znaků, můžete v dokumentu rovněž používat vlastní zástupné znaky, které jste v našem slovníku nenašli.
Více informací o tom, jak používat zástupné znaky při tvorbě šablon dokumentů naleznete v naší dokumentaci.
Nahrávání souborů do aplikace, následná úprava a generování
Při tvorbě šablony pro generování dokumentu máte možnost nahrát libovolný soubor ve formátu MS Word, následně v tomto souboru nahradit požadované údaje zástupnými znaky a takto připravený dokument je v rámci šablony připraven pro jednoduché a opakované generování výsledného dokumentu ve formátu PDF nebo MS Word, pro kteréhokoliv zaměstnance v systému.
Elektronické podepisování
U šablony dokumentu, kterou si vytvoříte prostřednictvím naší aplikace, si můžete zvolit, zda chcete, aby byl dokument, který bude následně odeslán některému ze zaměstnanců, určen k elektronickému podepisování.
Danému zaměstnanci se ihned po odeslání objeví na jeho osobní nástěnce upozornění, že existuje nepodepsaný dokument, u kterého je vyžadován jeho podpis.
Elektronický podpis může být u generovaného dokumentu vyžadovat ze strany zaměstnance, ale také ze strany zodpovědné osoby (může se jednat o nadřízeného, či jinou kompetentní osobu).
Rozdíl mezi podpisem zaměstnance a zodpovědnou osobou
Podpis zaměstnance je v rámci aplikace vyžadován po zaměstnanci, kterému je dokument určen. Po podepsání dokumentu ze strany zaměstnance se do příslušného dokumentu vloží podpis zaměstnance na příslušné místo (definované příslušným zástupným znakem).
Stejným způsobem je odeslána v rámci aplikace žádost o podepsání dokumentu také zodpovědné osobě. Ta musí, pro úspěšné podepsání dokumentu, ze svého uživatelského účtu provést stejný postup jako zaměstnanec.
Jakmile obě strany dokument podepíší, má zaměstnanec i zodpovědná osoba ze svého uživatelského účtu přístup ke kompletnímu podepsanému dokumentu.
Více informací o elektronickém podepisování dokumentů naleznete v naší dokumentaci.
Kde najde zaměstnanec dokumenty, které pro něj byly vygenerovány
Zaměstnanec nalezne veškeré dokumenty, které pro něj byly vygenerovány prostřednictvím připravených šablon na jeho detailu v kartě “Soubory a výplatní pásky” v sekci “Soubory”.
Zde si může daný dokument rovněž v náhledu zobrazit a zkontrolovat jeho platnost apod.
Hromadné generování dokumentů
Z důvodu úspory času a zefektivnění práce je v aplikace rovněž k dispozici funkce hromadného generování dokumentů pro více zaměstnanců současně.
Tuto funkci naleznete na detailu konkrétní šablony v sekci “Dokumenty”. Následně pomocí tlačítka “+” můžete hromadně vygenerovat daný dokument pro všechny vybrané zaměstnance současně.
Více informací o generování dokumentů naleznete v naší dokumentaci.
Tabulka dokumentů
V tabulce dokumentů můžete vidět veškeré dokumenty, které jste již vygenerovali svým zaměstnancům.
V rámci tabulky můžete na první pohled vidět sloupečky, které poskytují informace o tom komu byl jaký dokument kdy vygenerován, zda je u dokumentu vyžadován podpis zaměstnance nebo zda je u dokumentu vyžadován také podpis zodpovědné osoby.
Aby aplikace byla schopna na základě vámi připraveného souboru generovat výsledný dokument, musí být dodržen požadovaný formát zástupných znaků.
Filtrování v tabulce dokumentů
Dokumenty v tabulce je možné filtrovat podle dostupných kritérií.
Filtrování je možné například na základě konkrétní šablony dokumentu, jména zaměstnance, vyžadování podpisu a mnoha dalších kritérií.